ขั้นตอนที่ 1: โยนใบเสร็จที่ยืนยันแล้วและสลิป ATM

เอกสารทางการเงินเกือบทั้งหมดของคุณสามารถแบ่งออกเป็นสามประเภท: บันทึกที่คุณต้องเก็บไว้เฉพาะปีปฏิทินหรือน้อยกว่า เอกสารที่คุณต้องบันทึกเป็นเวลาเจ็ดปี (กรอบเวลาทั่วไปในระหว่างที่อาจมีการตรวจสอบการคืนภาษีของคุณ) และเอกสารที่คุณควรติดไว้อย่างไม่มีกำหนด

ตัวอย่างเช่น คุณจำเป็นต้องบันทึกใบเสร็จการถอนเงินจาก ATM ทั้งหมดหรือไม่? ไม่ เมื่อคุณตรวจสอบข้อมูลตามที่ปรากฏในบัญชีออนไลน์ของคุณหรือในใบแจ้งยอดรายเดือนของคุณแล้ว คุณสามารถทิ้งสลิป ATM ได้ เช่นเดียวกับสลิปเงินฝากและใบเสร็จรับเงินบัตรเครดิต อย่าเก็บใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อสินค้าเล็กน้อยหลังจากที่คุณใช้สินค้าอย่างน่าพอใจสองสามครั้งหรือการรับประกันหมดอายุ เก็บใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อที่สำคัญ (รายการใดๆ ที่มีต้นทุนทดแทนเกินกว่าที่นำไปหักในประกันของเจ้าของบ้านหรือผู้เช่า)

ไม่นานหลังจากสิ้นปีปฏิทิน คุณอาจจะสามารถทิ้ง (หรือปลอดภัยกว่า ฉีก) เอกสารเพิ่มเติมจำนวนหนึ่ง ซึ่งรวมถึงต้นขั้วเงินเดือน ใบแจ้งยอดบัตรเครดิตและสินเชื่อรายเดือน บิลค่าสาธารณูปโภค (ถ้าไม่ใช่) ที่จำเป็นสำหรับการหักเงินธุรกิจ) และรายงานรายเดือนหรือรายไตรมาสจากบริษัทนายหน้าและกองทุนรวมสำหรับปีที่แล้ว

Ed Slott เจ้าหน้าที่ CPA ใน Rockville Center, New York กล่าวว่า 'โดยทั่วไปแล้ว กิจกรรมตลอดทั้งปีจะมีรายละเอียดอยู่ในใบแจ้งยอดสิ้นปีสุดท้ายของคุณ ซึ่งจะทำให้ข้อความอื่นๆ ซ้ำซ้อน' ต้นขั้วค่าจ้างขั้นสุดท้ายและแบบฟอร์ม W-2 เช่น บันทึกรายได้ทั้งหมดของคุณสำหรับปีหากคุณทำงานให้คนอื่น หากคุณประกอบอาชีพอิสระ แบบฟอร์ม 1099 แบบของคุณก็ทำเช่นเดียวกันสำหรับคุณ ในทำนองเดียวกัน บริษัทด้านการลงทุนส่วนใหญ่และผู้ออกบัตรเครดิตบางรายได้ออกแถลงการณ์ฉบับสมบูรณ์ในเดือนมกราคม 'เก็บการอัปเดตรายเดือนไว้จนกว่าคุณจะกระทบยอดกับบทสรุปสิ้นปี' Slott กล่าว

ขั้นตอนที่ 2: ยึดมั่นในงบสุดท้ายนานถึงเจ็ดปี

อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องถือใบแจ้งยอดบัตรเครดิตขั้นสุดท้ายพร้อมกับ W-2 และ 1099 ของคุณเป็นเวลาอย่างน้อยสามปีและควรเป็นเวลาเจ็ดปี Internal Revenue Service มีเวลาสูงสุดสามปีนับจากวันที่คุณยื่นแบบแสดงรายการภาษีเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาด และนานถึงหกปีในการดำเนินการตรวจสอบหากมีเหตุผลที่สงสัยว่าคุณรายงานรายได้รวมของคุณต่ำกว่าความเป็นจริง 25 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป (ไม่มีข้อ จำกัด สำหรับผู้ที่จงใจกระทำการฉ้อโกง) แท้จริงคุณจะต้องเก็บเอกสารใด ๆ ที่สนับสนุนการส่งคืนของคุณจนกว่ากรอบการตรวจสอบนั้นจะปิดลง เอกสารเพิ่มเติมที่คุณควรเก็บไว้ ได้แก่ เช็คที่ยกเลิกและใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่นำไปหักลดหย่อนได้ทั้งหมด (เช่น เงินเพื่อความบันเทิง อุปกรณ์สำนักงานที่บ้าน และค่าบำรุงวิชาชีพ) เงินบริจาคในบัญชีเกษียณ เงินบริจาคเพื่อการกุศล ค่าเลี้ยงดูบุตร เงินนอกระบบ -ค่ารักษาพยาบาลกระเป๋า ค่าเลี้ยงดู และค่าดอกเบี้ยจำนองและภาษีทรัพย์สิน

เว้นแต่คุณจะตั้งใจส่งการส่งคืนที่เป็นเท็จ คุณสามารถโยนเอกสารประกอบเหล่านี้ได้หลังจากสามถึงเจ็ดปี ขึ้นอยู่กับว่าสถานการณ์ทางภาษีของคุณตรงไปตรงมาเพียงใด

แต่อย่าทิ้งการคืนภาษีจริงหรือข้อมูลสรุปสิ้นปีของบัญชีการลงทุนของคุณ แม้ว่าโอกาสของการตรวจสอบจะหายไปหมดแล้วก็ตาม เอกสารเหล่านี้ไม่ใช้พื้นที่มากและมีประโยชน์อย่างมากสำหรับการวางแผนทางการเงินในอนาคต

เพื่อวัตถุประสงค์ในการประกันภัย คุณจะต้องเก็บใบเสร็จสำหรับการซื้อครั้งใหญ่และใบเสร็จที่แสดงจำนวนเงินที่คุณจ่ายสำหรับการปรับปรุงบ้านอย่างไม่มีกำหนด ทั้งเพื่อตอบสนองผู้ซื้อที่มีศักยภาพและเพื่อลดภาษีกำไรจากการขายที่อาจเกิดขึ้นเมื่อคุณขายบ้าน ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องเก็บสลิปยืนยันที่แสดงชื่อผู้รับผลประโยชน์และราคาซื้อหุ้น กองทุนรวม และการลงทุนอื่นๆ ที่คุณถือไว้ แขวนบันทึกเหล่านี้อย่างไม่มีกำหนด เพราะบางวัน Slott กล่าวว่า 'คุณหรือทายาทของคุณจะต้องรู้ว่าคุณจ่ายไปเท่าไหร่เพื่อกำหนดกำไรจากการลงทุนของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี

ขั้นตอนที่ 3: มอบบ้านให้กับเอกสารของคุณ

หากคุณมีห้องว่างหรือมุมที่คุณสามารถกำหนดให้เป็นที่ที่คุณจัดการกับงานเอกสารได้ ถ้าไม่เช่นนั้น ลิ้นชัก ตู้ หรือตู้เสื้อผ้าที่คุณสามารถเก็บบิลและบันทึกปัจจุบัน ซึ่งตั้งอยู่ใกล้กับโต๊ะที่คุณสามารถเขียนเช็คได้ สำหรับอุปกรณ์สิ้นเปลือง คุณจะพบโฟลเดอร์หรือซองจดหมายมะนิลามีประโยชน์สำหรับการยื่นเอกสาร เช่นเดียวกับตู้เก็บเอกสารหรือกล่องกระดาษแข็งสำหรับเก็บบันทึก

เก็บพินัยกรรม สูติบัตรและทะเบียนสมรส กรมธรรม์ประกันภัย โฉนดที่ดิน และบันทึกถาวรอื่น ๆ ไว้ในที่ปลอดภัยแต่สามารถเข้าถึงได้ใกล้เอกสารทางการเงินอื่นๆ ของคุณ ดังนั้นคุณและทายาทของคุณจะสามารถไปถึงได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น .

ขั้นตอนที่ 4: เป็นระบบ

มีแผนสำหรับการประมวลผลกระดาษทั้งหมด เลือกจุดที่คุณจะวางบิล เช่น ซองมะนิลา ลิ้นชัก หรือกล่องพลาสติกในกล่องหรือเครื่องคัดแยก- แล้วโยนแต่ละซองเมื่อถึงไปรษณีย์ จากนั้น เมื่อคุณนั่งลงเพื่อชำระค่าใช้จ่าย คุณจะมีเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการในที่เดียว

นี่คือกุญแจสำคัญ: เมื่อคุณชำระเงินหรือตรวจสอบใบแจ้งยอดแล้ว ให้ยื่นทันที 'เป้าหมายของคุณควรจะแตะกระดาษให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ แทนที่จะสับมันทีละกอง' Paula Boyer Kennedy นักวางแผนทางการเงินในสำนักงาน Minneapolis ของ Ernst & Young กล่าว 'ถ้าคุณใส่บิลกลับเข้าไปในลิ้นชักหลังจากที่คุณจ่ายไป มันจะหาเพื่อนและพวกเขาจะผสมพันธุ์และให้กำเนิดลูกหลาน อีกไม่นานคุณก็จะได้ครอกที่แท้จริง'

ขอย้ำอีกครั้งว่าระบบการจัดเก็บเอกสารขั้นพื้นฐานเป็นสิ่งที่คุณต้องการ วิธีที่ง่ายที่สุดคือโยนทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับภาษีลงในเต้ารับเดียวทันทีที่คุณทำเสร็จ—ลิ้นชัก ตู้เก็บเอกสาร ไฟล์หีบเพลง หรือแม้แต่กล่องรองเท้า ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณพร้อมที่จะกรอกแบบแสดงรายการภาษีของคุณ คุณจะมีเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการเพียงปลายนิ้วสัมผัส อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถตั้งค่าระบบที่เป็นระเบียบมากขึ้นเล็กน้อยในตอนเริ่มต้น โดยมีโฟลเดอร์ไฟล์แยกต่างหากสำหรับหมวดหมู่หลักๆ ในชีวิตของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจติดป้ายกำกับโฟลเดอร์ตามประเภทของบัญชี (ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต ใบแจ้งยอดนายหน้า บิลค่าสาธารณูปโภค ฯลฯ) หรือตามประเภทภาษี (ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หัก เงินบริจาค และอื่นๆ) หรือตามเป้าหมายทางการเงิน ( ที่อยู่อาศัย การเกษียณอายุ กองทุนวิทยาลัย ฯลฯ) อาจใช้เวลามากขึ้นในช่วงแรก แต่ในระยะยาวจะช่วยประหยัดเวลาได้

ขั้นตอนที่ 5: จัดการกับ Backlog

เมื่อคุณมีระบบแล้ว คุณยังต้องจัดการกับกองทั้งหมดที่คุณสะสมไว้แล้ว แทนที่จะเริ่มการปรับโครงสร้างองค์กรครั้งใหญ่ ให้เริ่มด้วยการเรียงลำดับทีละกองทีละน้อย คุณสามารถจัดสรรเวลาครึ่งชั่วโมงต่อวันเพื่อกลั่นกรองเอกสารเก่า บางทีในขณะที่ดูข่าวหรือฟังเพลง

คุณจะทึ่งในความแตกต่างที่องค์กรเล็กๆ สร้างขึ้น สเตฟานี เดนตัน ผู้จัดงานมืออาชีพในซินซินนาติกล่าวว่า 'ผู้คนไม่รู้หรอกว่าพวกเขาต้องจ่ายเท่าไรอันเป็นผลมาจากเอกสารทางการเงินที่ยุ่งเหยิง—การเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตล่าช้า ถูกหักภาษีที่นั่น' สเตฟานี เดนตัน ผู้จัดงานมืออาชีพในซินซินนาติกล่าว ที่ยิ่งใหญ่กว่านั้นอาจเป็นผลประโยชน์ทางจิตใจและการเงินในระยะยาว เมื่อคุณจัดระเบียบแล้ว 'คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ เช่น การลงทุนและเป้าหมายทางการเงินของคุณ' เทอร์รี่ ซาเวจ ผู้เขียน ความจริงอันอำมหิตเกี่ยวกับเงิน ( amazon.com ). 'การรับเอกสารทางการเงินของคุณตามลำดับจะจ่ายเงินปันผลก้อนใหญ่ได้อย่างสบายใจ'