ในโลกของการทำงาน มีคำย่อที่น่ายินดีน้อยกว่า OOO ไม่กี่คำ นอกเหนือจากการเป็นประตูแห่งคำมั่นสัญญาสู่การดำรงอยู่อย่างไร้กังวลแล้ว การตั้งค่าข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่สำนักงานในอีเมลที่ทำงานของคุณเป็นวิธีที่ใช้ได้จริงในการให้เพื่อนร่วมงานและลูกค้ารู้ว่าคุณจะเข้าถึงได้ยาก—หากเข้าถึงไม่ได้—ในจำนวนหนึ่ง เวลา. ดังนั้นในขณะที่ไม่จำเป็นต้องคิดมาก (คุณไม่ได้เขียนนวนิยายที่นี่) ไม่สำคัญว่าคุณจะรวมอะไรไว้

วิธีเก็บถังขยะไม่ให้มีกลิ่น

อาจรู้สึกอึดอัดเล็กน้อยและเป็นหุ่นยนต์ในการเขียนข้อความที่ไม่อยู่ที่สำนักงานล่วงหน้า แต่จำเป็นและเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่อาจพยายามเข้าถึงขณะที่คุณกำลังจิบ Mai Tais บนชายหาดหรือปีนเขา Machu Picchu (นอกจากนี้ การตั้งค่าข้อความเมื่อไม่อยู่บ้านจะช่วยให้คุณถอดปลั๊กและผ่อนคลายหากคุณมีปัญหาในการออกจากงาน) นี่คือสิ่งที่จะพูด (และสิ่งที่ไม่ควรพูด) ในการตอบกลับอัตโนมัติช่วงพักร้อนของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: 9 วิธีในการประหยัดสำหรับวันหยุดที่คุณสมควรได้รับ

1. รวมคำทักทายและลงชื่อออก

แน่นอน วิธีที่คุณเริ่มข้อความ OOO จะขึ้นอยู่กับความชอบส่วนบุคคลและสภาพแวดล้อมในการทำงานของคุณ แม้ว่าการทักทายครั้งใหญ่จะไม่จำเป็นจริงๆ แต่คุณต้องเริ่มต้นที่ไหนสักแห่ง และเป็นการดีที่จะเพิ่มสัมผัสของมนุษย์ ถ้ากระโดดเข้ามาตอนนี้ฉันอยู่นอกสำนักงาน... รู้สึกแปลกและแยกจากคุณ ให้ง่ายขึ้นด้วยข้อความธรรมดา สวัสดี หรือขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ

เช่นเดียวกับลายเซ็นของคุณ คุณสามารถออกจากวันที่เดินทางกลับได้ แต่ถ้าควรปิดท้ายด้วยคำว่า 'ขอบคุณ!' 'ดีที่สุด (ชื่อของคุณ)' หรือ 'ขอให้มีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดี (หรือแทรก วันหยุดที่นี่)!' ไปเลย

2. รวมระยะเวลาที่คุณจะออกไป

ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด: ฉันจะเดินทางตั้งแต่วันที่ 3-7 กรกฎาคม และจะไม่เช็คอีเมล ฉันจะตอบกลับบันทึกของคุณโดยเร็วที่สุดเมื่อฉันกลับมาถึงที่ทำงานในวันที่ 8 กรกฎาคม (อย่าลืมปิดการตอบกลับในช่วงพักร้อนของคุณเมื่อคุณกลับมา!)

3. รวมว่าคุณจะตรวจสอบอีเมลหรือไม่

ข้อความที่ไม่อยู่ไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะเมื่อคุณออกจากตารางโดยสิ้นเชิง คุณอาจกำลังเดินทางไปทำงานหรือทำงานจากระยะไกล ทำให้การสื่อสารเป็นระยะๆ และการเชื่อมต่อ WiFi ไม่แน่นอน หากคุณจะไม่ตรวจสอบหรือตอบกลับอีเมล ให้พูดอย่างนั้น (ดูตัวอย่างด้านบน) มิฉะนั้น คุณควรตั้งข้อความเตือนผู้คนที่คุณไม่สามารถติดต่อได้อย่างน่าเชื่อถือเนื่องจากการเดินทางหรือภาระหน้าที่ในสถานที่ มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการกำหนดความคาดหวังสำหรับผู้ที่พยายามเข้าถึงคุณ ตัวอย่างเช่น: ขอบคุณสำหรับบันทึกของคุณ! ฉันจะเดินทางไปถ่ายภาพจนถึงวันที่ 3 กรกฎาคม และจะตรวจสอบอีเมลเป็นระยะ/มีข้อจำกัดในการเข้าถึงอีเมล และอาจตอบกลับช้า

4. รวมวิธีติดต่อคุณ (ถ้ามี)

หากคุณพร้อมให้บริการในบางพื้นที่ ให้ร่างวิธีที่จะติดต่อให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น: ฉันจะไม่ตรวจสอบอีเมล แต่ถ้าคุณต้องการติดต่อฉันด้วยเหตุผลใดก็ตาม โปรดติดต่อฉันที่มือถือของฉัน… หรือ: หากเป็นเรื่องละเอียดอ่อนเรื่องเวลา โปรดส่งอีเมลถึงฉันอีกครั้งในวันที่ กลับมา) ดังนั้นมันอยู่ที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของฉัน หรือ: สำหรับคำขอเร่งด่วน โปรดติดต่อ (ชื่อผู้ช่วย เพื่อนร่วมงาน ฟรีแลนซ์ หรืออื่นๆ ที่มีอยู่ การรายงานข่าวในสำนักงาน) ก่อนที่จะใส่ข้อมูลติดต่อของเพื่อนร่วมงานคนอื่นใน OOO ของคุณ ให้เคลียร์กับพวกเขาเสียก่อน แม้ว่าคุณจะเป็นหัวหน้าของพวกเขา การแจ้งล่วงหน้าก็ยังเป็นการเอื้อเฟื้อที่ดี

5. หลีกเลี่ยงรายละเอียดส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น

หากคุณลาคลอด/ลาเพื่อคลอดบุตร หรือกำลังจะแต่งงานในสุดสัปดาห์นั้น (!) ก็รวมไว้ได้อย่างดี—แต่นั่นก็เกี่ยวกับการแบ่งปันส่วนตัวในการตอบกลับอัตโนมัติ ลองนึกถึงวิธีที่คุณอาจโต้ตอบกับข้อความที่ไม่อยู่ของใครบางคนที่กล่าวถึงรายละเอียดส่วนบุคคลมากเกินไป คุณต้องการให้ผู้ที่ได้รับรู้ ก) ว่าคุณจะตอบอีเมลของเขาหรือไม่ และ ข) เมื่อใดที่พวกเขาคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณ อย่างอื่นอาจเป็น TMI ดังนั้นให้ง่าย

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีที่ดีที่สุดในการลงชื่ออีเมล หากคุณต้องการการตอบกลับอย่างรวดเร็ว