ใครก็ตามที่เป็นหนี้อีเมลอยู่ลึกๆ รู้ดีว่าการค้างชำระคำตอบของใครบางคน (หรือหลายคน) เป็นเรื่องที่เครียดเพียงใด พวกเขายังรู้ดีว่าการเผชิญหน้าดนตรี การมาสาย และกดส่งมันยากแค่ไหน

มันคุ้มค่าไหมที่จะยอมรับและขอโทษสำหรับความล่าช้า หรือเล่นอย่างเท่และทำเหมือนไม่มีอะไรผิดปกติ? หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง มันคุ้มค่าที่จะตอบสนองหรือไม่? ก่อนที่คุณจะกระทำการใดๆ มารยาทอีเมล เสียมารยาท อ่านสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำมากที่สุดในการตอบกลับอีเมลล่าช้า ส่งตรงจากผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทสองคน (พร้อมตัวอย่างการตอบกลับบางส่วนเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้)

1. รับรู้ว่าคุณตอบช้าจริงหรือไม่

ตัดสินใจว่าคุณมาสายจริงๆ หรือแค่รู้สึกผิด Diane Gottsman ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทแห่งชาติ ผู้เขียน มารยาทสมัยใหม่เพื่อชีวิตที่ดีขึ้น ($ 9; amazon.com ) และผู้ก่อตั้ง The Protocol School of Texas คุณมีกรอบเวลา 24 ชั่วโมงหรือหนึ่งวันทำการในการตอบกลับอีเมลที่ไม่ฉุกเฉิน

2. ส่วนใหญ่ก็ควรค่าแก่การขอโทษ

มันเกิดขึ้น ทุกคนพลาดกำหนดเวลาหรือลืมที่จะเขียนกลับ—มันไม่เคยเจ็บที่จะรับทราบก่อนที่จะดำเนินการต่อไป เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น จำเป็นต้องมีคำขอโทษ Jodi R.R. Smith ประธานที่ปรึกษาด้านมารยาทและมารยาทของ Mannersmith กล่าว หนังสือมารยาท: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับมารยาทสมัยใหม่ ($ 10; amazon.com ). ขอโทษและย้ายการสนทนาไปข้างหน้า

พัดลมทาวเวอร์ที่ดีที่สุดสำหรับห้องนั่งเล่น

3. ให้สั้นและตรงประเด็น

เป้าหมายของอีเมลคือต้องรวดเร็ว ให้ข้อมูลและรัดกุม นี่คือวิธีที่คุณควรจัดการกับการกำกับดูแลที่ไม่ตอบสนองในทันที (จงใจหรือไม่ก็ตาม) Gottsman กล่าว ไม่จำเป็นต้องแต่งบทกวี แบ่งปัน TMI หรือหาข้อแก้ตัว

คำอธิบายมักจะเข้ามาขวางทางเท่านั้น Smith กล่าว ไม่จำเป็นต้องสร้างเรื่องสูง และไม่จำเป็นต้องมีความจริงที่น่าเกลียดอย่างแน่นอน

หากคุณกำลังจะใส่บุคลิกเข้าไป Gottsman บอกว่าจะทำอะไรง่ายๆ: ฉันขอโทษที่ไม่ได้ติดต่อคุณเร็วกว่านี้ ฉันกำลังค้นคว้าคำขอของคุณ และมองข้ามการตอบกลับทันทีโดยไม่ได้ตั้งใจ และทิ้งมันไว้ตรงนั้น

การซักแห้งที่บ้านคืออะไร

4. เลือกคำพูดของคุณอย่างชาญฉลาด

แน่นอน หากคุณสนิทกับอีกฝ่าย ควรใช้น้ำเสียงที่เป็นกันเองและพูดคุยกันมากขึ้น Gottsman ตอบกลับเช่น โอ้พระเจ้า ฉันขอโทษที่ใช้เวลานานในการตอบกลับคุณ โปรดยกโทษให้ฉัน! เหมาะสำหรับคนที่คุณสนิทด้วย แต่อาจไม่ใช่สำหรับการแลกเปลี่ยนอีเมลอย่างมืออาชีพกับเจ้านายของคุณ ผู้จัดการหลายคนรำคาญสัตว์เลี้ยงตัวหนึ่งเมื่อรายงานตอบกลับช้าโดยใช้คำสแลงเช่น My bad มันดูเย่อหยิ่งหรือไม่จริงใจ ดีกว่าที่จะยึดติดกับมืออาชีพที่พยายามและจริงเช่น ขออภัยในความล่าช้า ฉันจะแก้ไขให้ถูกต้องและก้าวไปข้างหน้าให้ดีขึ้น

5. ตัดสินใจให้ดีขึ้น

การมีอีเมลที่มีกำหนดเส้นตายอยู่ในกล่องจดหมายของคุณไม่ใช่เรื่องสนุก—และยังไม่สะดวกสำหรับบุคคลอื่นด้วย กำหนดให้เป็นประเด็นในอนาคตเพื่อตั้งค่าสถานะอีเมลสำคัญเพื่อไม่ให้ถูกมองข้าม Gottsman กล่าว การผัดวันประกันพรุ่งด้วยการตอบสนองที่ล่าช้าจะทำให้สถานการณ์ไม่สบายใจมากขึ้นเท่านั้น

วิธีหาเวลาให้ตัวเองมากขึ้น

อีเมลตอบกลับตัวอย่างบางส่วน

หากคุณพลาดกำหนดส่งงานที่สำคัญ Smith บอกว่าจะเป็นเจ้าของ จากนั้นกล่าวขอบคุณที่อดทนรอ

ต้องขออภัยในความล่าช้า เรากำลังเสร็จสิ้นโครงการในขณะนี้ และจะมีข้อมูลที่ร้องขอทั้งหมดให้คุณโดย COB ในวันพรุ่งนี้ ขอขอบคุณสำหรับเวลาเพิ่มเติม เนื่องจากเราสามารถตอบคำถามของคุณทั้งหมดได้อย่างเต็มที่ และหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณในการประชุมสัปดาห์หน้า

หากมีคนส่งข้อความที่เป็นมิตรถึงคุณโดยไม่มีกำหนดเส้นตาย แต่นั่นก็แสดงถึงการตอบสนองที่สุภาพ Gottsman แนะนำ:

ขอขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณเกี่ยวกับโปรโมชั่นล่าสุดของฉัน ฉันย้ายสำนักงานมาสองสามวันแล้ว และเวลาก็หมดไปจากฉัน ฉันหวังว่าจะได้ติดต่อกับคุณที่มิกเซอร์สัปดาห์หน้า

ถ้าคุณโดยสิ้นเชิง พลาดกำหนดเวลาตอบกลับ สมิ ธ พูดว่าทำให้ mea culpa ของคุณสั้นและหวานและมุ่งเน้นไปที่งานแทน

ฉันขอโทษที่พลาดวันที่ตอบรับคำเชิญ แน่นอนเราจะอยู่ในกิจกรรมพิเศษของคุณ ฉันมีชุดอยู่แล้วและสามีของฉันกำลังวางแผนที่จะใส่รองเท้าเต้นรำของเขา

วิธีทำความสะอาดกระจกประตูเตาอบโดยไม่ใช้สารเคมี

หากคุณได้รับข่าวร้ายจากเพื่อนหรือญาติและปฏิเสธการตอบสนอง สมิทชอบวิธีการอ่อนโยนนี้:

อีเมลของคุณมาอย่างน่าประหลาดใจ และฉันอยากจะรอจนกว่าฉันจะมีเวลาตอบกลับจริงๆ มันคงเป็นช่วงเวลาที่ยากลำบากมาก…

ครั้งเดียวก็ไม่เป็นไรที่จะไม่ตอบสนอง

หากอีเมลเป็นสิ่งที่คุณไม่สนใจ (คิดว่า: การเชิญชวนคนจำนวนมาก) หรือจากคนที่คุณอยากบล็อก ให้กด 'delete' และอย่าคิดซ้ำสอง Gottsman กล่าว

ที่เกี่ยวข้อง: ทุกสิ่งที่คุณควร (และไม่ควร) รวมไว้ในอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน