ไม่ว่าการติดต่อของคุณจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเป็นมืออาชีพ เราทุกคนต่างก็มีความผิดในการส่งอีเมล์หลอกลวงเป็นครั้งคราว (ถ้าเพียงแต่คุณสามารถลบความทรงจำของการส่งต่ออีเมลที่ไม่เหมาะสมนั้นไปยังผิดคนได้!) ครั้งต่อไปที่คุณร่างข้อความสำหรับคนจำนวนมาก ให้ทำตามบัญญัติของมารยาททางอีเมลเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุในการสื่อสารที่คุ้มค่า

ที่เกี่ยวข้อง: ทุกสิ่งที่คุณควร (และไม่ควร) รวมไว้ในอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

รายการที่เกี่ยวข้อง

1 ตอบกลับด้วยความระมัดระวัง

อย่าตอบกลับทั้งหมดเว้นแต่ทุกคนในรายชื่อการแจกจ่ายนั้นจำเป็นต้องรู้ว่าคุณต้องพูดอะไร Aimee Symington ซีอีโอของ Finesse Worldwide กล่าว เธอแนะนำให้ตรวจสอบชื่อในรายการและตอบกลับเฉพาะผู้ที่ต้องการคำตอบของคุณเท่านั้น นั่นอาจหมายถึงการตอบกลับเฉพาะผู้ส่งหรือผู้รับสามในเจ็ดราย และหากผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานของคุณต้องการคัดลอกบางสิ่ง ให้เคารพคำขอของเธอ

การตอบกลับอย่างรอบคอบจะช่วยประหยัดเวลาของผู้อื่นได้ ไม่ว่าจะเป็นด้วยเหตุผลทางธุรกิจหรือทางสังคม ผู้คนจะเริ่มรำคาญกับอีเมลที่ไม่สำคัญเพราะพวกเขาต้องหยุดเพื่อเปิดอีเมลเหล่านั้น Diane Gottsman ผู้ก่อตั้ง Protocol School of Texas กล่าว คิดให้ดีก่อนตอบทุกคนด้วย Can't make it ครั้งต่อไปที่คุณได้รับเชิญให้ทานอาหารมื้อสาย

สอง อย่าปล่อยให้หัวเรื่องว่าง

หัวเรื่องที่ดีจะช่วยให้ผู้รับจัดลำดับความสำคัญของอีเมลได้ Lizzie Post ผู้ร่วมเป็นเจ้าภาพของพอดคาสต์ Awesome Etiquette กล่าว สิ่งที่คุณทำอย่าปล่อยให้ว่าง เมื่อสร้างหัวเรื่อง ให้เจาะจงและรัดกุม และดูการสะกดคำและไวยากรณ์ของคุณ เป็นสิ่งแรกที่บุคคลสังเกตเห็น Post กล่าว

ที่เกี่ยวข้อง: จัดระเบียบชีวิตการทำงานของคุณใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

เนื่องจากหัวเรื่องควรสะท้อนเนื้อหาของอีเมล ผู้เชี่ยวชาญจึงแนะนำให้อัปเดตหัวเรื่องเมื่อการสนทนาดำเนินไป หลีกเลี่ยงหัวเรื่องที่อาจมองข้ามความเร่งด่วนของอีเมล (คิดว่า: คำถามสั้นๆ ในการพาดหัวเรื่องปัญหาการทำงานหลัก) หรือทำให้ใครบางคนพลาดข้อความที่เธอคิดว่าเธอได้อ่านแล้ว Gottsman อธิบาย เธอแนะนำให้เริ่มชุดข้อความใหม่หากอีเมลหลงทางจากข้อความต้นฉบับมากเกินไป

3 ตอบสนองฉับไว

แม้ว่าผู้เชี่ยวชาญจะไม่เห็นด้วยกับเวลาในการตอบกลับอีเมล แต่ก็เห็นด้วยว่าเกือบทุกอีเมลควรได้รับคำตอบ หากคำตอบง่ายๆ (เข้าใจแล้ว ขอบคุณ หรือฟังดูเป็นแผนที่ดี) พอเพียง พยายามตอบกลับทันทีที่คุณอ่านอีเมล

บางครั้งอีเมลอาจต้องการข้อมูลที่อาจใช้เวลาหลายวันในการรวบรวม แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะปล่อยให้คนอื่นแขวนคอได้ แจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณได้รับอีเมลและจะติดต่อกลับเมื่อทำได้ Symington กล่าว

และอย่าลืมใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติหากคุณกำลังเดินทางหรือ ออกจากสำนักงาน เธอกล่าวเสริม เพื่อให้คนอื่นๆ รู้ว่าพวกเขาไม่ควรคาดหวังคำตอบ

4 ไปข้างหน้าด้วยความระมัดระวัง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งต่อไปยังคนที่เหมาะสมด้วยเหตุผลที่ถูกต้อง Post กล่าว ก่อนที่คุณจะส่งต่อ ให้ประเมินความละเอียดอ่อนของเนื้อหา ซึ่งรวมถึงไฟล์แนบ ชื่อและข้อมูลติดต่อสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องกับข้อความ บางคนต้องการให้ข้อมูลการติดต่อของพวกเขายังคงเป็นส่วนตัว หากชุดข้อความมีประเด็นการอภิปรายโดยละเอียดมากเกินไป ให้เริ่มอีเมลใหม่

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีรับมือ 5 สถานการณ์เพื่อนร่วมงานที่น่ารำคาญสุดๆ

5 บอกใครซักคนว่าเธอถูกแฮ็กหรือไม่

เราทุกคนเคยไปที่นั่น ไวรัสเข้าครอบงำและก่อนที่เราจะรู้ตัว เรากำลังส่งสแปมให้คุณปู่พร้อมลิงก์ที่จะทำให้ทุกคนหน้าแดง หากคุณได้รับสิ่งที่ชัดเจนว่าเป็นไวรัส ให้แจ้งเหยื่อที่อาจไม่ได้รับการตรวจสอบว่าเกิดอะไรขึ้น แค่พูดว่า 'ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่าสิ่งนี้กำลังเกิดขึ้น' ซิมิงตันกล่าว นั่นเป็นสิ่งที่ดีที่จะทำ

6 เคารพศิลปะแห่งการส่งอีเมล

คุณสนใจที่จะสร้างความประทับใจให้ตัวเองด้วยตัวต่อตัว ดังนั้นทำไมไม่ทำให้ตัวตนอีเมลของคุณเป็นมาตรฐานเดียวกันล่ะ อีเมลเป็นภาพสะท้อนของคุณ และควรเขียนเหมือนจดหมายมากกว่าข้อความ โดยที่ยังคงคำนึงถึงความกระชับด้วย Symington กล่าว ตรวจสอบการสะกด ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนของคุณ ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดบ่งบอกว่าคุณกำลังตะโกน และตัวพิมพ์เล็กทั้งหมดบ่งบอกว่าคุณขี้เกียจ การใช้แบบอักษร สี และหน้ายิ้มมากเกินไปอาจทำให้ระคายเคืองได้

เป็นมิตรโดยไม่ต้องพยายามหักโหมอารมณ์ขัน ระวังให้ดีแม้ว่าคุณจะมีอารมณ์ขันก็ตาม Gottsman กล่าว อีเมลมักมีปัญหาเรื่องโทนเสียง และคุณคงไม่อยากถูกมองว่าไม่เป็นมืออาชีพเพราะมีคนไม่เข้าใจเรื่องตลกของคุณ

7 ข้อควรจำ: ไม่มีอีเมลที่ Dinner

เป็นเรื่องหนึ่งหากคุณทานอาหารมื้อสบาย ๆ กับคนสำคัญ (และคืนวันที่คือพรุ่งนี้) แต่อย่าตรวจสอบอีเมลในงานเลี้ยงอาหารค่ำโดยเด็ดขาด Post กล่าว ส่วนการประชุมที่สำนักงานก็แล้วแต่ หากเพื่อนร่วมงานนำโทรศัพท์หรือแล็ปท็อปไปที่ห้องประชุมเพื่อเข้าถึงอีเมลระหว่างการประชุม ก็ไม่เป็นไร โปรดทราบว่าวัฒนธรรมของบริษัทจะมีนโยบายที่แตกต่างกันเกี่ยวกับอีเมล เธอกล่าว รู้ลักษณะอีเมลในที่ทำงานของคุณให้เหมาะสม