วิธีใช้การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีในที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

สำนักงานของคุณใช้แพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที เช่น Slack หรือ Google Hangouts หรือไม่ ขณะนี้คุณอาจใช้เฉพาะเพื่อแชทกับเพื่อนร่วมงาน BFF ของคุณเท่านั้น หรือจะ ping เจ้านายของคุณอย่างรวดเร็วเพื่อบอกว่าคุณกำลังจะสาย แต่ถ้าคุณไม่ได้ใช้ประโยชน์จาก IM เพื่อปรับปรุงการสื่อสารในการทำงานและส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างทีมของคุณและทีมอื่นๆ คุณก็ควรทำ นี่คือวิธีและเวลาที่เหมาะสมในการใช้ข้อความโต้ตอบแบบทันทีในที่ทำงาน

IM หรืออีเมล?

อีเมลหนึ่งประโยค ตอบกลับสองคำ หรือสวัสดีสั้นๆ นั้นทำงานได้ดีในระบบส่งข้อความอย่าง Slack นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับการสนทนาต่อเนื่องที่ต้องการการโต้ตอบไปมาบ่อยครั้ง ซึ่งไม่จำเป็นต้องได้รับมอบหมาย การประชุมด้วยตนเอง หรือ สายเข้า แต่ควรใช้การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อสำรองกล่องขาเข้าอีเมลของทุกคน แม้ว่าอีเมลยังคงมีความจำเป็นสำหรับการสื่อสารภายนอก แต่แพลตฟอร์มการรับส่งข้อความสามารถลดปริมาณอีเมลภายในของคุณได้อย่างมาก

ที่เกี่ยวข้อง: จัดการกล่องจดหมายของคุณให้ดีด้วยเคล็ดลับการจัดการอีเมลเหล่านี้จากผู้เชี่ยวชาญ

ได้รับการจัด.

จุดแข็งที่แท้จริงของแพลตฟอร์มการส่งข้อความคือความสามารถในการจัดทำรายการและจัดระเบียบข้อมูล Anna Pickard หัวหน้าฝ่ายสื่อสารแบรนด์ของ Slack กล่าว 'ซึ่งแตกต่างจากอีเมลซึ่งสามารถลบโดยอัตโนมัติเมื่อเวลาผ่านไปหรือปิดใช้งานเมื่อมีคนออกจากบริษัท ไฟล์และข้อมูลที่ใช้ร่วมกันใน Slack จะพร้อมใช้งานเสมอ' เธอกล่าว 'ซึ่งทำให้พนักงานใหม่ได้รับประโยชน์จากความรู้ของกลุ่ม' องค์กรเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง สร้างช่องตามหัวข้อหรือโครงการ และเชิญผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมการสนทนา ต้องการแชทแบบตัวต่อตัวหรือไม่? ใช้ฟังก์ชันข้อความโดยตรงเพื่อให้การสนทนาในช่องทางต่างๆ มุ่งเน้นที่หัวข้อ

พูดสั้นๆ

Pickard แนะนำให้เก็บข้อความที่ย่อยได้โดยใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและแม้แต่อีโมจิ หากจำเป็นต้องพูดคุยหรืออธิบายเพิ่มเติม ให้เริ่มหัวข้อแยกต่างหาก ใน Slack เพียงคลิกลูกโป่งแชทที่อยู่ใต้การตอบกลับ ให้คิดว่าชุดข้อความนี้เหมือนกับแถบด้านข้าง: มีความเฉพาะเจาะจงมากเกินไป และช่วยให้คุณทำรายละเอียดในหัวข้อได้อย่างละเอียดโดยไม่ต้องวุ่นวายกับการสนทนาที่ใหญ่ขึ้น

ที่เกี่ยวข้อง: 6 สิ่งที่อีเมลงานที่มีประสิทธิภาพทั้งหมดมีเหมือนกัน