วิธีเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน | ง่ายจริง

หากคุณเคยได้รับอีเมลจากเพื่อนร่วมงานที่มีคำแนะนำที่ละเอียดเกินไป คำขอที่ยุ่งเหยิง หรือ ทาง มีผู้รับที่ไม่จำเป็นมากเกินไป คุณทราบถึงความสำคัญของการสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน อีเมลที่ส่งโดยไม่มีการจัดระเบียบหรือความคิดสามารถขัดขวางเวิร์กโฟลว์ได้ โดยทั่วไปแล้วจะสร้างความรำคาญให้กับผู้คน และทำให้เกิดการสื่อสารผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้

ดังนั้นคุณจะสร้างอีเมลที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพซึ่งสร้างความสมดุลระหว่างรายละเอียดและความกระชับได้อย่างไร หัวข้อที่เข้าถึงทุกหัวข้อที่ถูกต้องสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง? ก่อนอื่น คุณต้องรู้ว่าเมื่อใดควรส่งบางสิ่งทางอีเมล แทนที่จะเป็นข้อความโดยตรง การประชุมส่วนตัว , หรือ สายเข้า . อีเมลเหมาะสำหรับการส่งรายการคำสั่งที่ยาวขึ้น เช็คอินในโครงการ หรือแชร์ไฟล์ การสื่อสารทางอีเมลยังช่วยให้แน่ใจว่าบันทึกการสนทนาที่สำคัญใดๆ ที่คุณจะต้องอ้างถึงในภายหลังเป็นลายลักษณ์อักษร ต่อไปนี้คือสิ่งที่ผู้เขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพทุกคนทำก่อนที่จะกด 'ส่ง'

1. ขยายหัวเรื่องให้ใหญ่ที่สุด

อย่างแรกเลย คุณจะต้องปรับแต่งหัวเรื่องให้เข้ากับข้อความและ/หรือคำตอบของคุณ คุณกำลังเขียนถึงคนที่ส่งอีเมลถึงคุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้วใช่หรือไม่ อย่าดึงข้อความเก่าที่ไม่เกี่ยวข้องและกด 'ตอบกลับ' เพราะผู้รับของคุณลืมไปว่าสิ่งที่พวกเขาเขียนถึงคุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ช่วยปรับทิศทางและเขียนคำตอบด้วยหัวเรื่องใหม่ที่สะท้อนถึงหัวข้อใหม่หรือการตอบกลับข้อความของพวกเขา (เช่น ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับลูกค้าใหม่ล่าสุดของเรา Jane Doe หรือเส้นทางไปยังบ้านหลังใหม่ของเราในคลีฟแลนด์) Peggy Duncan, a ผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภาพส่วนบุคคลในแอตแลนต้า คุณจะไม่ค่อยสับสนกับผู้รับ และข้อความของคุณจะค้นหาได้ง่ายขึ้นในภายหลัง

เป็นฟักทองในตระกูลสควอช

ประการที่สอง จงเจาะจง ตัวอย่างเช่น บรรทัดหัวเรื่องไม่ถูกต้อง/คลุมเครือ: การประชุมเจ้าหน้าที่ เอาล่ะ ดีกว่านี้ โปรดนำไฟล์แนบนี้มาที่เวลา 14.00 น. การประชุมเจ้าหน้าที่. เมื่อคุณใส่รายละเอียด เช่น การดำเนินการที่จำเป็นหรือรายละเอียดสถานที่และเวลา คุณช่วยให้ผู้รับวัดความสำคัญของข้อความของคุณได้ทันที Marsha Egan ผู้เขียน Inbox Detox และนิสัยของความเป็นเลิศของอีเมล ($ 20; amazon.com ). นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาไม่ลืมที่จะทำงานที่จำเป็นให้เสร็จ

ไม่แน่ใจว่าหัวข้อควรเป็นอย่างไร? คิดเกี่ยวกับคำหลักที่คุณจะใช้หากคุณต้องค้นหาอีเมลในภายหลัง Nick Morgan ผู้เขียน .กล่าว คุณได้ยินฉันไหม? วิธีเชื่อมต่อกับผู้คนในโลกเสมือนจริง ($ 11; amazon.com ).

2. ให้คำแนะนำโดยละเอียด

ความชัดเจนของคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถสร้างหรือทำลายประสิทธิภาพของอีเมลที่ทำงานได้ หากคุณกำลังมอบหมายงานที่เกี่ยวข้องให้กับกลุ่มคน ให้แยกงานออกเป็นรายบุคคลและใช้หัวข้อย่อยเพื่อช่วยให้ทุกคนรู้ว่าคุณต้องการความช่วยเหลือจากแต่ละกลุ่มอย่างไร โดยเฉพาะ

3. เลือกผู้รับอย่างระมัดระวัง

เขียนอีเมลก่อนที่จะเพิ่มผู้รับ Vanessa Van Edwards ผู้เขียน .กล่าว ดึงดูดศาสตร์แห่งความสำเร็จกับผู้คน ($ 12; amazon.com ). สิ่งนี้จะไม่เพียงป้องกันการส่งโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่ยังช่วยให้คุณเพิ่มผู้รับตามเนื้อหาของอีเมล ต้องการหลีกเลี่ยงกลุ่มอีเมลที่มีหลายคนที่มีความยาวเหล่านี้หรือไม่? หากคุณต้องการให้หลายคนแสดงความคิดเห็นในบางสิ่ง เช่น เอกสาร ให้ลองสร้างไฟล์ที่แชร์ได้ (เช่น Google เอกสาร) ซึ่งทุกคนสามารถเสนอการเปลี่ยนแปลงได้ในที่เดียวโดยไม่ต้องส่งอีเมลนับพัน

ที่เกี่ยวข้อง: ทุกสิ่งที่คุณควร (และไม่ควร) รวมไว้ในอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

4. ภาษาตัดการระบายน้ำ

กำลังส่งอีเมลเกี่ยวกับ snafu ที่ต้องการแก้ไขใช่ไหม แทนที่จะแต่งกลอนเกี่ยวกับสิ่งที่ลากหรือความผิดของใคร ให้เน้นที่ ต้องดำเนินการ เพื่อแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า 'ลูกค้ามีปัญหากับการนำเสนอของเรา และจะแก้ไขได้ยาก' ให้ลอง 'ฉันชอบให้คุณช่วยแก้ไขบางอย่างที่ลูกค้าพูดถึงเรา' สิ่งนี้จะทำให้ ให้คำติชมเชิงลบ หรือร้องของานที่ไม่พึงประสงค์ผ่านอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. รวมคำแนะนำในการตอบกลับ

แม้ว่าอีเมลของคุณจะไม่ต้องการการตอบกลับ (ฉันจะไปพบแพทย์ในอีกสองชั่วโมงข้างหน้าหรือคุณสามารถส่งรายงานของคุณในวันพรุ่งนี้แทนวันนี้) หลายคนรู้สึกว่าจำเป็นต้องรับทราบด้วยตกลงหรือขอบคุณ ให้คนเหล่านี้ออกไปอย่างง่ายดาย หากคุณไม่ต้องการได้รับการตอบกลับ ให้ใส่ 'ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ' ที่ท้ายข้อความของคุณ Duncan กล่าว ช่วยประหยัดเวลาทั้งสองด้านและหยุดอีเมลที่ไร้ประโยชน์ไม่ให้เกะกะในกล่อง อย่าลังเลที่จะเขียนขอบคุณล่วงหน้าเมื่อคุณถามคำถามกับใครซักคน จะทำให้คุณไม่รู้สึกอยากส่งคำขอบคุณเพียงบรรทัดเดียวเมื่อบุคคลนั้นตอบกลับมา

6. อย่าเป็นส่วนตัวเกินไป

อีเมลมีไว้เพื่อข้อเท็จจริง ไม่ใช่ความรู้สึก Egan กล่าว เนื่องจากขาดการผันเสียงและภาษากายในการติดต่อทางจดหมายดิจิทัล ความรู้สึกบางอย่าง—ความรู้สึกของคุณที่มีต่อเพื่อนร่วมงาน สิ่งที่คุณคิดเกี่ยวกับปาร์ตี้ของเพื่อนบ้าน—อาจถูกตีความผิดได้ง่าย หากคุณต้องการนำเสนอประเด็นที่ละเอียดอ่อน (หรือน้อยกว่าที่เป็นบวก) ให้โทรหาพวกเขาแทน