เราทุกคนต่างพึ่งพาอีเมลเพื่อการโต้ตอบในทันที—และรับรองว่าแพ็คเกจ Amazon ของเรากำลังจะมาถึงจริง ๆ แต่พูดได้อย่างปลอดภัยว่า กล่องจดหมายอีเมลของคุณสามารถเปลี่ยนเป็นความหายนะของการมีอยู่ของคุณได้อย่างรวดเร็วหากปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ได้เลือกไว้ และการมองเห็นกล่องจดหมายที่รกก็สร้างความเครียดให้กับทุกคนในทันที

การตรวจสอบอีเมลเป็นประจำเป็นงานประจำวันที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และไม่ว่าคุณจะขยันแค่ไหนในการกดปุ่ม 'ตอบกลับทั้งหมด' การจัดการกล่องขาเข้าของอีเมลแบบต่อเนื่องนั้นพูดง่ายกว่าทำเสร็จ และถ้าคุณขยันน้อยลง เช่นเดิม คุณมีแนวโน้มที่จะปล่อยให้ อีเมลกองพะเนินเทินทึก —ที่ขาดการจัดระเบียบกล่องจดหมาย (และความวิตกกังวลในการเป็นหนี้อีเมล) มีแนวโน้มว่า ส่งผลกระทบต่อผลผลิตของคุณ มากกว่าที่คุณคิด โชคดีที่มีทางออกจากช่องกล่องจดหมายที่วุ่นวาย ในความพยายามที่จะจัดการกล่องจดหมายที่ไม่เกะกะได้ดียิ่งขึ้น เราได้ใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพในการแฮ็กการจัดการอีเมลที่ช่วยประหยัดเวลา (อ่าน: ช่วยชีวิต) ซึ่งจะทำให้เราเข้าใกล้ Inbox Zero ที่ดูเหมือนเข้าใจยากมากขึ้น

ที่เกี่ยวข้อง : 6 สิ่งที่อีเมลงานที่มีประสิทธิภาพทั้งหมดมีเหมือนกัน

รายการที่เกี่ยวข้อง

1 ตรวจสอบอีเมลครั้งละ 15 นาที

ตามที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตและผู้ก่อตั้ง Inkwell Press , Tonya Dalton คุณสามารถเพิ่มผลผลิตของคุณให้สูงสุดโดยการตรวจสอบอีเมลในระยะสั้น ระเบิด 15 นาที . 'คุณจะแปลกใจว่าคุณสามารถอ่านและตอบกลับอีเมลได้กี่ฉบับในช่วงเวลาสั้นๆ เมื่อคุณตรวจสอบกล่องจดหมายเข้าเป็นชุด' เธอกล่าว 'กุญแจสำคัญคือการตั้งเวลา เพื่อให้คุณรู้ว่าเวลา 15 นาทีของคุณหมดลงเมื่อใด และเมื่อถึงเวลาต้องย้ายไปทำงานอื่น'

น้ำยาทำความสะอาดเครื่องประดับแบบโฮมเมดสำหรับเครื่องประดับเครื่องแต่งกาย

สอง กำหนดเวลาการบล็อกเวลาสำหรับอีเมล

ในทำนองเดียวกัน ให้สร้างนิสัยในการกำหนดเวลาช่วงเวลาที่กำหนด (เป็น 15 นาที) สำหรับการตรวจสอบอีเมลเท่านั้น การอ่านอีเมลแบบต่อเนื่องในขณะที่ส่งไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณจะขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานในท้ายที่สุด สำหรับอาชีพที่การสื่อสารอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญ การจัดตารางเวลาอาจไม่สมจริง แต่ถ้าคุณพิจารณางานของคุณเป็นเวลานาน คุณอาจพบว่าสามารถกำหนดเวลาอ่านอีเมลได้ ทุก 60 หรือ 90 นาที ตั้งค่าการแจ้งเตือนในปฏิทินของคุณจนกว่าคุณจะอยู่ในกิจวัตร หากมีคนต้องการติดต่อคุณจริงๆ พวกเขาจะส่งอีเมลถึงคุณอีกครั้ง ส่งข้อความโดยตรง หรือโทร. หากคุณอ่านอีเมลในโทรศัพท์อย่างคร่าวๆ ให้ทำเครื่องหมายว่าต้องติดตามว่ายังไม่ได้อ่าน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืมที่จะตอบกลับในภายหลัง

ที่เกี่ยวข้อง: ลืมการบริหารเวลา— ความสนใจ การจัดการคือหนทางสู่การผลิตที่ดีกว่า

3 ตั้งใจใช้โฟลเดอร์ฉบับร่าง

อย่าปล่อยให้กล่องอีเมลของคุณกลายเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณต้องพยายามผ่านจากบนลงล่าง' Charles Duhigg นักข่าวและผู้เขียนหนังสือขายดีของ ฉลาดขึ้น เร็วขึ้น ดีขึ้น . เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำที่แย่ที่สุด เพราะทุกคนสามารถเพิ่มลงในรายการได้อย่างแท้จริง

สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำในอีเมลของคุณเองโดยเปิดเฉพาะรายการที่ต้องการความสนใจจากคุณ ค้นหาอีเมลสำคัญที่ต้องตอบกลับทันที (เช่น สำหรับโครงการสำคัญๆ หรือจากเจ้านายของคุณ) และเปิดข้อความเหล่านั้นเท่านั้น หรือกดตอบกลับ เปิดหน้าต่างตอบกลับบนคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือปล่อยให้ร่างจดหมายค้างอยู่ในโฟลเดอร์ร่างจดหมาย มีรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ: กองการตอบกลับนี้ ใช้เวลาอีเมลที่กำหนดของคุณเพื่อเขียนคำตอบที่รอบคอบและตรงประเด็น แทนที่จะพยายามฉีกเนื้อหาที่เกี่ยวข้องน้อยกว่าในปริมาณที่มากขึ้น ด้วยวิธีนี้ เป้าหมายของคุณคือการทำโฟลเดอร์ร่างเปล่าให้สำเร็จ แทนที่จะเป็นกล่องจดหมายที่ว่างเปล่า

4 รับอีเมลเป็นชุด

หากคุณอดไม่ได้ที่จะตรวจสอบทุกครั้งที่ได้ยิน ping วิธีง่ายๆ ในการจัดการอีเมลที่ล้นหลามในกล่องจดหมายของคุณ (และระงับการรบกวน) คือการใช้เครื่องมือเช่น แบทช์Inbox ปลั๊กอินสำหรับ Gmail สามารถช่วยให้คุณไม่ต้องเสียสมาธิ โดยจะจัดกลุ่มอีเมลของคุณและส่งให้คุณเป็นระลอกๆ—แต่เฉพาะในช่วงเวลาที่คุณเลือกเท่านั้น

5 โหดเหี้ยม Unsubscribe

การลบจดหมายข่าวและการแจ้งเตือนการขายที่ไม่เกี่ยวข้องทีละฉบับอาจทำให้คุณเห็นภาพลวงของประสิทธิภาพการทำงาน แต่การพยายามค้นหาอีเมลขยะเดิมทุกสัปดาห์จะทำให้อีเมลไม่มีประสิทธิภาพมากขึ้น 'ตามกฎหมาย จดหมายข่าวทั้งหมดต้องมีลิงก์ยกเลิกการสมัคร' ดาลตันกล่าว 'ใช้เวลาในการคลิกลิงก์นั้นเพื่อส่งคำขอยกเลิกการสมัครของคุณ เป็นการลงทุน 10 วินาทีที่จะให้ผลตอบแทนในรูปของกล่องจดหมายที่สะอาดขึ้น'

มันเทศสุกนานเท่าไหร่ถึงจะดี

ดาลตันยังตั้งข้อสังเกตด้วยว่าการลงทะเบียนสำหรับแอพหรือบริการยกเลิกการสมัครอีเมลไม่จำเป็นเพื่อขจัดความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของคุณ 'โปรแกรมเหล่านั้นจำนวนมากจบลงด้วยการขายที่อยู่อีเมลของคุณให้กับบริษัทอื่นเพื่อดำเนินธุรกิจต่อไป' เธอกล่าวเสริม

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีทำความสะอาดโทรศัพท์ของคุณ

6 เปิดคุณสมบัติการแสดงตัวอย่าง

ใช้คุณลักษณะการแสดงตัวอย่างโปรแกรมอีเมลของคุณ หากมี (ส่วนใหญ่มี) วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นข้อความสองสามบรรทัดแรกในหน้าต่างแยกต่างหาก ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเปิดอ่านทั้งหมด และคุณสามารถลบขยะได้ทันที (โบนัส: สิ่งนี้ยังช่วยลดโอกาสในการเปิดข้อความที่มีไวรัสแนบมาด้วย)

7 แตะอีเมลเพียงครั้งเดียว (และใช้ Five D's)

Dalton แนะนำให้ดำเนินการทันทีที่คุณเปิดข้อความโดยพิจารณาจาก 5 D: ทำ มอบหมาย ลบ เลื่อนเวลา และกำหนด 'ทำอีเมลที่ต้องใช้เวลาดำเนินการน้อยกว่าสองนาทีอย่างรวดเร็ว และมอบหมายอีเมลที่ต้องการการดำเนินการในส่วนของคนอื่น' เธอกล่าว ยกเลิกการสมัครรับข้อความทันทีและลบข้อความที่ไม่ต้องดำเนินการใดๆ และเลื่อนการแจ้งเตือนที่ต้องใช้เวลาดำเนินการนานกว่าสองนาทีจึงจะเสร็จสมบูรณ์ สุดท้าย ให้ไฟล์อีเมลที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปยังโฟลเดอร์อื่น เพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ง่ายขึ้นในอนาคต

คุณทำอาหารแบบ half and half ได้ไหม

ที่เกี่ยวข้อง: บัญญัติ 7 ประการของมารยาทการใช้อีเมลที่ทุกคนควรปฏิบัติตาม

8 โฟลเดอร์คือเพื่อนของคุณ

เมื่อคุณใช้กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นที่เก็บข้อมูลเริ่มต้น กล่องข้อความนั้นจะกลายเป็นลิ้นชักขยะดิจิทัลอย่างรวดเร็ว ซึ่งทำให้การค้นหาสิ่งที่คุณต้องการเป็นเรื่องยาก, กล่าว Peggy Duncan ผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภาพส่วนบุคคลในแอตแลนต้า คุณสามารถจัดเรียงข้อความลงในโฟลเดอร์ได้ด้วยตนเอง แต่ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถตั้งค่าตัวกรองอัตโนมัติที่เปลี่ยนเส้นทางข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่ต้องการได้โดยตรง ตัวอย่างเช่น การแจ้งเตือนจาก Facebook สามารถไปที่โฟลเดอร์โซเชียลมีเดียได้โดยตรง ข้อความทั้งหมดจากทีมการตลาดจะถูกส่งไปยังไฟล์ Marketing Initiatives ของคุณโดยตรง (Gmail ดำเนินการโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถตั้งค่าระบบที่คล้ายคลึงกันกับบริการอีเมลอื่นๆ เช่น Microsoft Outlook) เมื่ออีเมลประเภทเดียว เช่น จดหมายข่าว ถูกจัดกลุ่มในโฟลเดอร์ของตนเอง คุณสามารถเลือกทั้งหมดและลบอีเมลที่ไม่ต้องการได้ด้วย คลิกเดียว ค้นหาการตั้งค่าการจัดเรียงอีเมลอัตโนมัติที่เหมาะกับคุณและสิ่งที่ต้องทำ จากนั้นดำเนินการต่อไป

9 ร่างคำตอบสำเร็จรูป

หากคุณได้รับข้อความหลายข้อความที่มีคำขอที่คล้ายคลึงกัน Dalton ขอแนะนำให้เขียนคำตอบสำเร็จรูปเริ่มต้น ซึ่งคุณสามารถปรับเปลี่ยนและปรับเปลี่ยนในแบบของคุณได้เล็กน้อยด้วยการตอบกลับอีเมลแต่ละครั้ง 'บันทึกการตอบกลับเริ่มต้นเป็นหนึ่งในลายเซ็นอีเมลของคุณ เพื่อให้คุณสามารถกรอกข้อความในอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ' เธอกล่าว อัจฉริยะใช่มั้ย? (อย่าลืมปรับเปลี่ยนผู้รับและสถานการณ์)

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีทำงานให้เสร็จจริง ๆ ในขณะที่คุณทำงานจากที่บ้าน

10 สร้างบัญชีนามแฝงเพื่อจัดเรียงจดหมาย

แพลตฟอร์มอีเมลจำนวนมาก (รวม Gmail) ช่วยให้คุณสร้างบัญชีนามแฝงที่ป้อนทั้งหมดลงในกล่องจดหมายเดียว 'ฉันตั้งค่าบัญชีนามแฝงเพื่อป้อนลงในโฟลเดอร์เดียว' ดาลตันกล่าวถึงกลวิธีที่เธอใช้ในการจัดระเบียบใบเรียกเก็บเงินและเอกสารทางการเงินที่สำคัญอื่นๆ 'ฉันไม่จัดการกับอีเมลเหล่านั้นจนกว่าจะถึงเช้าวันศุกร์ เมื่อฉันใช้เวลานั่งลงและจัดการเรื่องการเงินทั้งหมดของฉัน'

ฉันกลัววันที่เทคโนโลยีสอดแนม

สิบเอ็ด แค่. อย่า ตอบ.

ที่นั่นมีคนกล่าวไว้ คำแนะนำนี้มีมากกว่าการจัดการกับเมลขยะที่เห็นได้ชัด—และเห็นได้ชัดว่าเราไม่ยกโทษให้เจ้านายของคุณ เรากำลังพูดถึงข้อความนั้นจากเพื่อนร่วมงานของคุณสองโต๊ะ Duhigg ยืนยันว่าบ่อยครั้งที่ผู้คนถามคำถามเมื่อพวกเขาสามารถหาคำตอบได้ด้วยตนเอง และถ้าฉันไม่ตอบ พวกเขาจะไปหาคำตอบเหล่านั้น คุณใช้ความคิดแบบนี้โดยไม่รู้สึกหยาบคายได้อย่างไร? โดยการกังวลเกี่ยวกับตัวเองและเวลาของตัวเองมากกว่าเวลาของคนอื่น (ah!) มนต์สำหรับฝึกฝน: ไม่มีเหตุผลใดที่ฉันควรตอบผู้คนเพียงเพราะพวกเขาส่งอีเมลถึงฉัน

12 คิดใหม่กับ Inbox-Zero Dream

นี่อาจไม่ใช่ไข่มุกแห่งปัญญาที่ใช่สำหรับทุกคน—มีบางสิ่งที่น่าพึงพอใจอย่างมากสำหรับคนจำนวนมากเกี่ยวกับการสิ้นสุดและเริ่มต้นแต่ละวันด้วยกล่องจดหมายที่สะอาดตา แต่สำหรับคุณ บางทีความคาดหวังนี้อาจไม่สมจริงและอาจทำให้หายใจไม่ออกเล็กน้อย การล้างกล่องจดหมายของคุณอย่างเคร่งครัดอาจทำให้เสียเวลา (และอาจเกี่ยวกับอย่างอื่นจริงๆ) Duhigg กล่าว การกดลบ ลบ ลบ อาจเป็นที่น่าพอใจหรือดูเหมือนได้ผล แต่ทำไมต้องรำคาญ? เขาตั้งคำถามว่า คุณทำเพราะมันทำให้คุณรู้สึกดีหรือเพราะมันมีประโยชน์จริงๆ หรือเปล่า? และถ้าไม่มีประโยชน์ คุณก็ไม่ต้องการกล่องขาเข้าที่สะอาด—และบางทีคุณควรหยุดใช้สิ่งนั้นเป็นบารอมิเตอร์แห่งความสำเร็จ

ที่เกี่ยวข้อง: 8 เคล็ดลับการแยกข้อมูลดิจิทัลโดยผู้เชี่ยวชาญเพื่อลดเวลาหน้าจอ