ให้ข้อเสนอแนะอย่างรวดเร็วแต่อย่าทันที
อย่ารอการทบทวนประจำปีเพื่อเรียกจุดที่ต้องปรับปรุง ให้ความสนใจกับปัญหาอย่างรวดเร็วเพื่อให้รายละเอียดมีความสดใหม่ในใจของคุณ หนึ่งวันหลังจากเหตุการณ์เป็นจุดที่น่าสนใจ การมีเวลาสักนิดจะช่วยระงับอารมณ์ที่ร้อนเกินไป และช่วยให้คุณเตรียมตัวและคิดอย่างรอบคอบมากขึ้นกับคำพูดของคุณ ในเวลานี้ ทั้งสองฝ่ายจะมีปฏิกิริยาที่แข็งแกร่งและช่วยเหลือน้อยลง เจนนิเฟอร์ พอร์เตอร์ หุ้นส่วนผู้จัดการของ . กล่าว กลุ่มงานแต่งงาน เป็นบริษัทพัฒนาความเป็นผู้นำและทีม การตรวจสอบประจำปีหรือรายไตรมาสควรครอบคลุมเป้าหมายและมุ่งเน้นไปที่ข้อเสนอแนะที่เป็นอนาคต—เช่น สิ่งที่คนต้องทำไม่มากก็น้อยเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพการงานของพวกเขา (ถ้าคุณจะมีความเชี่ยวชาญมากขึ้นในการวิเคราะห์ข้อมูล ฉันสามารถเห็นคุณได้กระโดดไปที่ ระดับถัดไป).

จำความตั้งใจของคุณ
คิดว่าเหตุใดคุณจึงต้องการแชร์ความคิดเห็นตั้งแต่แรก คุณกำลังทำเช่นนี้เพราะคุณต้องการช่วยให้บุคคลนั้นประสบความสำเร็จ Porter กล่าว ในขณะนั้น อาจรู้สึกมีเมตตาน้อยกว่านั้น คุณอาจคิดว่าคุณเพียงแค่ต้องควบคุมนิสัยที่ไม่ดีหรือแก้ไขงานที่เลอะเทอะ แต่คำติชมใดๆ ก็ตามจะช่วยให้ทีมของคุณเรียนรู้และเติบโต คุณยังต้องการได้รับความไว้วางใจจากพวกเขา ถ้าคุณไม่ส่งคำติชม คนอื่นจะทำและอาจทำงานได้ไม่ดีเท่าที่ควร Freyan Billimoria ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการฝ่ายบุคคลของ Skillshare , ชุมชนการเรียนรู้ออนไลน์ ระหว่างการสนทนา ให้แสดงความตั้งใจของคุณ พูดว่า ฉันกำลังบอกคุณเพราะฉันห่วงใยคุณ และฉันต้องการให้คุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด

คิดเกี่ยวกับเนื้อหาไม่ใช่การส่งมอบ
ผู้จัดการหลายคนกังวลว่าพวกเขาจะลดความรุนแรงลงได้อย่างไร แทนที่จะเป็นสิ่งที่พวกเขาจะพูด Porter กล่าว นั่นเหมือนกับการเตรียมตัวที่จะกล่าวสุนทรพจน์และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณจะใส่มากกว่าเนื้อหาของงานนำเสนอของคุณ เธอตั้งข้อสังเกต ถามตัวเองว่าข้อความหลักของฉันคืออะไร ฉันหวังว่าบุคคลนี้จะนำอะไรไปจากการสนทนา ฉันอยากให้เกิดอะไรขึ้นต่อไป? เขียนสิ่งที่คุณจะพูดและฝึกฝนในห้องอาบน้ำหรือกับเพื่อนร่วมงานที่ไว้ใจได้ เลิกพูดถึงพฤติกรรมหรือการกระทำ แทนที่จะพูดถึงความรู้สึก และยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม เช่น ฉันสังเกตว่าคุณขัดจังหวะผู้คนหกครั้งในการประชุมครั้งนั้น (เทียบกับ คุณกำลังหยาบคายต่อเพื่อนร่วมงาน)

ที่เกี่ยวข้อง: นี่คือวิธีการรับตารางเวลาที่ยืดหยุ่นในที่ทำงาน

เริ่มต้นด้วยคำถาม
การสนทนาควรเป็นบทสนทนา ไม่ใช่การพูดคนเดียว พูดสิ ฉันชอบที่จะพูดคุยกับคุณเพื่อแบ่งปันความคิดเห็น ไม่เป็นไร? เป็นเรื่องปกติของมนุษย์ที่จะตอบตกลง แต่การขออนุญาต คุณอาจกระชับความสัมพันธ์ได้ Porter กล่าว กลวิธีอื่น: ให้อีกฝ่ายเป็นผู้นำการสนทนา พูดสิ ฉันอยากคุยกับคุณเกี่ยวกับ x . คุณคิดว่าอะไรผ่านไปด้วยดี? คุณคิดว่าไม่? ให้เวลาพนักงานของคุณตอบกลับ Fran Hauser ผู้เขียน . กล่าวว่าในหลายกรณี พวกเขารู้อยู่แล้วว่าขาดอะไร ตำนานสาวน่ารัก ($ 16; amazon.com ). เมื่อคุณกำหนดกรอบการสนทนาเป็นการทำงานร่วมกันแทนการวิจารณ์ น้ำเสียงจะสนับสนุนมากขึ้น

ใช้คำน้อยลง
มีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุด วลีที่คลุมเครือหรือคิดซ้ำซาก (คุณต้องทำงานกับผู้บริหารของคุณ) หรือข้อเสนอแนะที่เคลือบน้ำตาลสร้างความสับสนให้กับผู้ฟัง ซึ่งเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะพลาดประเด็นของคุณไปโดยสิ้นเชิง หากคุณใช้ 100 คำเพื่อบอกว่ามีคนพลาดกำหนดเวลา แสดงว่าคุณกำลังอธิบายมากเกินไป Porter กล่าว และเมื่อคุณเติมคำเติมและน้ำยาปรับผ้านุ่มแล้ว (ฉันรู้ว่าคุณทำงานหนักเกินไป) ข้อเสนอแนะจะเริ่มรู้สึกส่วนตัวและอคติสามารถเล็ดลอดเข้ามาได้ Billimoria กล่าว ให้ตรงประเด็นและพูดถึงสิ่งที่คุณสังเกตเห็น สมมติว่าฉันสังเกตเห็นว่าเราพลาดกำหนดเวลาสำหรับรายงานสองฉบับล่าสุด เกิดอะไรขึ้น?

อย่ารดน้ำข้อความของคุณ
นิสัยทั่วไปของการประกบความคิดเห็นเชิงลบระหว่างการสรรเสริญสองส่วนอาจเป็นสัญชาตญาณ แต่นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการทำ Billimoria กล่าว การซ่อนคำติชมภายในคำชมที่ใช้แล้วทิ้งนั้นใช้พลังจากคำพูดของคุณ ผู้คนเห็นมันกำลังมา จากนั้นพวกเขาจะละทิ้งแง่บวก รอสิ่งที่เป็นลบ และจะไม่เชื่อถือสิ่งที่คุณพูด Porter กล่าว สิ่งที่คุณทำได้เพื่อเป็นคนใจดีแต่ตรงไปตรงมา: แสดงความคิดเห็นในเชิงบวก Hauser กล่าว พูดว่า หลายอย่างเป็นไปด้วยดี แต่ฉันมีข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์เกี่ยวกับบางสิ่งที่ต้องปรับปรุง หรือฉันมีคำแนะนำที่อาจช่วยคุณได้

ที่เกี่ยวข้อง: จัดการกล่องจดหมายของคุณให้ดีด้วยเคล็ดลับการจัดการอีเมลเหล่านี้จากผู้เชี่ยวชาญ

ให้บริบท
ทำไมคุณถึงสนใจถ้ามีคนส่งงานช้า? หรือไม่จัดรูปแบบการนำเสนออย่างสมบูรณ์? คำตอบอาจชัดเจนสำหรับคุณ แต่พนักงานจำเป็นต้องเข้าใจเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังความคิดเห็นของคุณ พยายามใส่หมายเหตุเฉพาะไว้ในภาพที่ใหญ่ขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อแผนกของเราทำงานสาย งานจะส่งผลต่อทีมอื่นๆ ด้วย หรือเมื่อการเงินของคุณดูไม่ตรงกัน อาจทำให้ผู้คนไม่มั่นใจในตัวเลขของคุณ Hauser อธิบายว่าเหตุใดความคิดเห็นของคุณจึงมีความสำคัญ ช่วยให้ส่งและรับฟังได้ง่ายขึ้น

มีความเห็นอกเห็นใจ
การรับความคิดเห็นที่สำคัญเป็นเรื่องยาก ไม่สำคัญว่าคุณจะเก่งแค่ไหนในการส่งคำติชม มันยังคงต่อย Porter กล่าว อย่ารุนแรงเกินไป ฟังมุมมองของคนอื่นและสงบสติอารมณ์ หลีกเลี่ยงคำว่าคุณถ้าทำได้ การเลือกคำที่ละเอียดอ่อนจะทำให้การสนทนารู้สึกเหมือนเป็นบทสนทนามากกว่าที่จะเป็นการโจมตี ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า นี่คือสิ่งที่ฉันคิดว่าคุณสามารถทำอย่างอื่นได้ ให้พูดว่า นี่คือสิ่งที่ฉันคิดว่าสามารถทำได้แตกต่างออกไป

ทำแบบเห็นหน้ากัน.
การส่งข่าวร้ายผ่านอีเมลหรือโทรศัพท์เป็นสิ่งที่น่าดึงดูดใจ แต่การพบปะต่อหน้า (หรือผ่าน Skype หรือ FaceTime) จะมีประสิทธิภาพมากกว่า Hauser กล่าว ช่วยให้คุณอ่านสัญญาณอวัจนภาษาและเจตนาทางอารมณ์ของกันและกัน การเผชิญหน้ากันเป็นวิธีเดียวที่จะทำให้แน่ใจว่าอีกฝ่ายสามารถสัมผัสถึงความเห็นอกเห็นใจของคุณได้ Hauser กล่าว นอกจากนี้ หากคุณไม่เห็นพนักงานของคุณ จะเป็นการยากที่จะแยกแยะว่าพวกเขาอารมณ์เสียหรือสนใจสิ่งที่คุณพูดหรือไม่ นั่งตัวตรงและสบตาไม่ว่าจะยากแค่ไหน Hauser กล่าว

มีแผนติดตามผล
ปิดการสนทนาด้วยการอภิปรายในขั้นตอนต่อไป ถามว่าคุณจะช่วยเหลือได้อย่างไรและตัดสินใจร่วมกันว่าควรคุยกันอีกครั้งเมื่อใด (วัน สัปดาห์ หรือเดือนต่อมา ขึ้นอยู่กับปัญหา) จากนั้นเช็คอินหลังจากผ่านไปหนึ่งหรือสองวันเพื่อดูว่าอีกฝ่ายรู้สึกอย่างไร เป็นเรื่องปกติที่ผู้รับฟีดแบ็คจะเดินออกจากการสนทนาที่ได้รับบาดเจ็บเล็กน้อย แม้ว่าจะเป็นผลดีก็ตาม Porter กล่าว คุณต้องให้เวลาผู้คนในการดำเนินการ Billimoria กล่าว กุญแจสู่ความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นคือการวนกลับ เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณจะได้รับความไว้วางใจ ซึ่งจะทำให้การแบ่งปันความคิดเห็นในครั้งต่อไปง่ายขึ้น

อย่าลืมให้คำชมอย่างเพียงพอด้วย
ให้การตอบรับเชิงบวกเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรของคุณ อย่าเพิ่งบีบให้เป็นบทสนทนาที่ไม่น่าพอใจ ประเด็นไม่ใช่เพียงเพื่อปลอบโยนผู้คนหรือมอบถ้วยรางวัลให้ทุกคน ข้อเสนอแนะในเชิงบวกเป็นเครื่องมือในการพัฒนาวิชาชีพ อย่างแรกเลย เป็นการสร้างสรรค์—เป็นประโยชน์สำหรับคนที่จะรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรได้ดีเพื่อให้พวกเขาสามารถทำมันต่อไปได้ ประการที่สอง มันช่วยสร้างวัฒนธรรมที่เปิดรับและยอมรับคำติชมมากขึ้น Porter กล่าว มีความเฉพาะเจาะจงที่นี่ด้วย พูดว่า ฉันชอบวิธีที่คุณจัดการกับความท้าทายนั้นจริงๆ หรือฉันซาบซึ้งที่คุณพูดคุยกับแผนกอื่นๆ เพื่อขอซื้อจากพวกเขา และพูดบ่อยๆ สำหรับการวิจารณ์ทุกชิ้น คุณควรยกย่องอย่างน้อยห้าชิ้น Hauser กล่าว สิ่งนี้ทำให้ผู้คนไปยังที่ที่พวกเขาต้องการความคิดเห็น