แม้แต่ตู้เก็บเอกสารที่ยุ่งเหยิงและล้นมากที่สุดของเอกสารส่วนตัวก็สามารถยื่นเสนอได้ คุณเพียงแค่ต้องใช้เวลา ความอดทน และกลยุทธ์การจัดเก็บเอกสารที่มั่นคง ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเลิกเรียนและโตเป็นผู้ใหญ่เป็นครั้งแรก หรืออาศัยอยู่ในบ้านที่มีเด็กๆ แต่ละคนมีชุดเอกสารส่วนตัวที่สำคัญของตัวเอง คุณจำเป็นต้องมีระบบจัดเก็บกระดาษตลอดชีวิตที่สามารถช่วยคุณจัดเรียงทุกอย่างตั้งแต่การเคลมประกันไปจนถึง ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต ต่อไปนี้คือวิธีค้นหาและยื่นเอกสารสำคัญให้ง่ายที่สุดที่บ้าน

ฉันจะปรุงไก่งวง 20 ปอนด์ได้นานแค่ไหน

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการเปลี่ยน (และจัดเก็บ) เอกสารสำคัญ

1. จัดกอง

เริ่มต้นด้วยการจัดเรียงเอกสารของคุณเป็นหมวดหมู่ (ครัวเรือน, โรงเรียน, สัตว์เลี้ยง) ทำลายเอกสารที่ล้าสมัยหรือไม่จำเป็นที่มีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อ ที่อยู่ โดยเฉพาะหมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขบัตรเครดิต เอกสารที่มีความละเอียดอ่อนน้อยกว่าสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้

2. จัดเรียงอย่างง่ายดาย

สร้างป้ายกำกับที่มีหมวดหมู่ภาพรวมก่อน ตามด้วยคำอธิบายที่แคบลง (การแพทย์: Julie หรือ Taxes: 2017) ใช้โฟลเดอร์มะนิลาที่มีแท็บขวาหรือแท็บซ้ายทั้งหมด พลิกได้เร็วกว่าแท็บตำแหน่งต่างๆ และเรียงตามตัวอักษร

3. ขนาดเหมาะสม

กำหนดพื้นที่จัดเก็บที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น หากคุณรักษาไฟล์ส่วนใหญ่ของคุณแบบดิจิทัล อย่าใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่ มันเปลืองเนื้อที่ และคุณอาจจะอยากเติมไฟล์ที่คุณไม่ต้องการหรือสิ่งของที่ไม่ได้อยู่ในตู้เก็บเอกสาร ให้เลือกกล่องไฟล์เดสก์ท็อปแทน

ถุงน่องสำหรับเด็กอายุ 20 ปี

4. พิจารณาความถี่

จุดจัดเก็บที่ไม่ธรรมดา (คิดว่าชั้นวางสูงในตู้เสื้อผ้าที่ใช้น้อย) เป็นสถานที่ที่สมบูรณ์แบบในการเก็บถาวรไฟล์ เช่น การคืนภาษีและใบแจ้งยอดจากธนาคาร จองสถานที่ที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับสิ่งของที่คุณต้องการเป็นประจำ เช่น แบบฟอร์มและสูตรอาหารของโรงเรียน

5. สร้างลานจอด

ตั้งค่าโซนดรอปรายวันในพื้นที่ที่มีการจราจรหนาแน่น เช่น ห้องครัว สำหรับจดหมายขาเข้าและเอกสาร การกำหนดจุดเดียวจะป้องกันไม่ให้กองสะสมทั่วทั้งบ้าน กล่องขาเข้าหรือตะกร้าติดผนังจะช่วยประหยัดพื้นที่และทำให้มองเห็นได้ชัดเจนเมื่อมีสินค้าล้นและจำเป็นต้องจัดการ กรองเมลขยะและกระดาษเติมก่อนเพิ่มอะไรลงในโซนดรอปโซน จัดการกับสิ่งของที่ลงจอดที่นี่อย่างน้อยสัปดาห์ละสองครั้ง จากนั้นจัดเก็บหรือรีไซเคิล

6. เก็บให้เรียบร้อย

กวาดไฟล์ที่คุณเข้าใช้เป็นประจำทุกๆ สามถึงหกเดือน เก็บถาวรหรือทำลายเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป การคืนภาษีและเอกสารเกี่ยวกับการซ่อมแซมบ้านควรเก็บไว้อย่างน้อยสามปี

โบนัส: ไร้กระดาษ

การจัดระเบียบเอกสารทางดิจิทัลทำให้เกิดความท้าทายด้านพื้นที่น้อยลง และเครื่องมือค้นหาของคอมพิวเตอร์สามารถช่วยคุณค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างแท้จริง ปฏิบัติตามแนวทางเดียวกันสำหรับฉลากดิจิทัลเช่นเดียวกับฉลากจริง สำรองไฟล์ลงในฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือใช้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Google ไดรฟ์ Evernote Scannable แอพ (ฟรี; ios ) ช่วยให้คุณแปลงไฟล์กระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว

จะทำอย่างไรกับน้ำผึ้งตกผลึก

ผู้เชี่ยวชาญของเรา

• แอนนา บาวเออร์ เป๊ก ออแกไนเซอร์ที่บ้าน
• เจมี่ฮอร์ด, ผู้ก่อตั้ง ไม่เป็นระเบียบ การจัดมืออาชีพ
• คลีเชียเรอร์ และ โจแอนนา เทปลิน ผู้ก่อตั้ง แก้ไขบ้าน
• เวนดี้ ซิลเบอร์สไตน์, ผู้ก่อตั้ง ผู้จัดงานด้านความงาม