ใส่กระดาษเข้าที่
กฎทั่วไปของเอกสารคือทิ้งทุกอย่าง ลูกค้าของฉันมักจะดูงุนงงเมื่อฉันพูดแบบนี้ แน่นอน ฉันไม่ได้หมายความว่าเราควรกำจัดเอกสารทั้งหมด ฉันแค่พยายามจะดูว่าเราต้องการวิธีแก้ปัญหามากเพียงใดเพื่อเลือกเฉพาะที่จำเป็นจริงๆ และเพื่อละทิ้งส่วนที่เหลือ แผ่นกระดาษดูบางมาก เรามักจะยึดติดกับพวกเขาโดยไม่ต้องคิดจริงๆ ยิ่งเราสะสมเอกสารมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งต้องใช้เวลาในการค้นหาเอกสารบางฉบับมากขึ้นเท่านั้น และจัดวางเอกสารได้ยากขึ้น
เริ่มต้นด้วยการรวบรวมเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวแล้วดูแต่ละที่ แม้แต่กระดาษที่อยู่ในซองจดหมายก็ควรนำออกมาและตรวจสอบทีละหน้าในกรณีที่แผ่นพับโฆษณาหรือวัสดุที่ไม่ต้องการอื่น ๆ ปะปนอยู่ด้วย
การจัดเรียงเอกสารเป็นหมวดหมู่อาจเป็นประโยชน์ในขณะที่คุณกำลังอ่านเนื้อหา สิ่งนี้ทำให้การยื่นคำร้องเมื่อคุณทำเสร็จเร็วและง่ายขึ้น กระดาษสามารถแบ่งออกกว้างๆ ได้เป็นสามประเภท: รอดำเนินการ บันทึกเนื่องจากคุณต้อง และบันทึกเนื่องจากคุณต้องการ
วิธีดับกลิ่นถังขยะ
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีขจัดความยุ่งเหยิงของกระดาษในเวลาเพียง 5 นาทีต่อวัน
หมวดหมู่ที่รอดำเนินการประกอบด้วยเอกสารที่ต้องมีการดำเนินการบางอย่าง เช่น ใบเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระ ฉันแนะนำให้เก็บทั้งหมดไว้ในกล่องยื่นแบบตั้งตรงจนกว่าคุณจะจัดการกับมัน ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะไม่สับสนกับเอกสารประเภทอื่น
ต่อไปมาดูที่ เอกสารที่เราจำเป็นต้องบันทึก . จัดเรียงตามหมวดหมู่และจัดเก็บไว้ในตู้หรือในโฟลเดอร์บนชั้นวาง หากคุณไม่ต้องการเก็บต้นฉบับ คุณสามารถสแกนและจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ในกรณีนี้ แทนที่จะสแกนขณะที่คุณจัดเรียง การใส่ลงในกองที่จะสแกนในภายหลังและสแกนทั้งหมดในครั้งเดียวจะมีประสิทธิภาพมากกว่า
หมวดหมู่สุดท้ายคือเอกสารที่คุณต้องการบันทึกด้วยเหตุผลอื่น สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงเอกสารที่คุณต้องการเก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิงหรือเอกสารที่จุดประกายความสุขให้กับคุณจริงๆ แต่เนื่องจากการรีบาวด์เป็นปัญหาทั่วไปเมื่อผู้คนยึดติดกับสิ่งต่าง ๆ เพียงเพราะ โปรดจำไว้ว่ากฎพื้นฐานสำหรับเอกสารคือการทิ้งพวกเขาทั้งหมด
ในของฉัน จัดระเบียบบทเรียน เมื่อลูกค้ามีปัญหาในการตัดสินใจว่าจะเก็บเอกสารใดและจะทิ้งเอกสารใด ฉันจะปิดคำถามเกี่ยวกับแต่ละฉบับ เช่น คุณต้องการเอกสารนี้เมื่อใด คุณมีมานานแค่ไหนแล้ว คุณกลับไปดูบ่อยแค่ไหน มัน?, คุณพบเนื้อหาเดียวกันบนอินเทอร์เน็ตหรือไม่, คุณบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณแล้วหรือยัง, ถ้าคุณไม่มีสิ่งนี้จะมีปัญหามากแค่ไหน? และ มันจุดประกายความสุขจริงหรือ หากคุณไม่เห็นด้วยกับสมมติฐานที่ว่าคุณควรทิ้งมันทั้งหมด ลองนึกภาพว่าฉันเพิ่งเดินเข้าไปในที่ทำงานของคุณ และประกาศว่าฉันจะทำลายเอกสารของคุณทั้งหมด คุณจะทำอย่างไร? อันไหนที่คุณจะแย่งชิงเพื่อช่วยจากเครื่องทำลายเอกสาร?
วิธีเก็บเอกสารไม่ให้เด้งกลับ
ที่เก็บกระดาษ เครดิต: Boyyun Kimตราบใดที่คุณปฏิบัติตามกฎการจัดเก็บสามข้อของฉัน คุณจะไม่กลับไปยุ่งกับกระดาษอีกต่อไป
รายการที่เกี่ยวข้อง
1 จัดหมวดหมู่กระดาษทุกแผ่นจนถึงแผ่นสุดท้าย
เริ่มต้นด้วยการจัดเรียงเอกสารของคุณเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน เช่น การนำเสนอ ข้อเสนอโครงการ รายงาน และใบแจ้งหนี้ ใช้ระบบที่ดีที่สุดสำหรับคุณ ตอนนี้เป็นเวลาที่จะจัดหมวดหมู่เอกสารของคุณในลักษณะที่ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น
สอง เก็บเอกสารของคุณตั้งตรง
เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด การจัดเก็บกระดาษในระบบไฟล์แบบแขวนถือเป็นสิ่งสำคัญ ใส่กระดาษแต่ละประเภทในโฟลเดอร์แยกต่างหากและเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารหรือตั้งตรงในกล่องเก็บเอกสารที่วางอยู่บนชั้นวาง การจัดเก็บด้วยวิธีนี้ทำให้ง่ายต่อการดูจำนวนเอกสารที่คุณมี นอกจากนี้ยังดูเรียบร้อยและเป็นระเบียบเรียบร้อย
3 ทำกล่องที่รอดำเนินการ
เก็บเฉพาะเอกสารที่คุณต้องจัดการกับวันนั้น เมื่อคุณได้ประมวลผลเอกสารที่รอดำเนินการแล้ว ให้ทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้
เมื่อคุณจัดเรียงเอกสารและตัดสินใจว่าแต่ละหมวดหมู่อยู่ในหมวดหมู่ใดแล้ว ให้ดูที่พื้นที่ทำงานของคุณและกำหนดจำนวนพื้นที่สูงสุดที่คุณมีสำหรับจัดเก็บเอกสารเหล่านั้น เมื่อคุณเกินนี้ ความจุ , กระดาษจะเริ่มล้น นั่นเป็นสัญญาณว่าคุณต้องตรวจสอบใหม่ว่ามีอะไรอยู่บ้าง การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจะทำให้เอกสารของคุณเป็นระเบียบอยู่เสมอ
ที่เกี่ยวข้อง: ในหนังสือเล่มล่าสุดของเธอ Marie Kondo เปิดเผยวิธีการหางานที่จุดประกายความสุข
Corral Your Book Collection
ที่เก็บกระดาษ: หนังสือ เครดิต: Boyyun Kimหนังสือขายดีที่คุณหวังว่าจะได้อ่านสักวันหนึ่ง หนังสือวิธีการเกี่ยวกับบัญชีที่คุณซื้อเพื่อพัฒนาทักษะ หนังสือที่ได้รับจากลูกค้า...คุณมีหนังสือประเภทใดบ้างในพื้นที่ทำงานของคุณ
วิธีที่ดีที่สุดในการเก็บเสื้อผ้าฤดูหนาว
หนังสือเต็มไปด้วยความรู้อันมีค่าที่สามารถช่วยให้เราทำงานของเราได้ เมื่อเก็บไว้ที่โต๊ะทำงานหรือบนชั้นหนังสือ พวกเขาสามารถให้แรงบันดาลใจหรือความรู้สึกปลอดภัยแก่เรา การอ่านสามารถเพิ่มแรงจูงใจของเรา และเพียงแค่แสดงพวกเขาสามารถเพิ่มสัมผัสส่วนบุคคลในพื้นที่ของเรา อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริง เรามักจะเก็บหนังสือไว้ที่ทำงานด้วยเหตุผลที่ไม่ถูกต้อง
ลูกค้าคนหนึ่งของฉันมีตู้หนังสือในสำนักงานของเธอเต็มไปด้วยหนังสือที่ยังไม่ได้อ่าน เมื่อเรานับมัน มีมากกว่า 50 ตัว และมากกว่าครึ่งหนึ่งนั่งอยู่บนหิ้งเป็นเวลาสองปีหรือมากกว่านั้น ฉันจะอ่านให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในช่วงวันหยุดพักร้อนครั้งต่อไป เธอประกาศ เมื่อเราพบกันอีกครั้ง ฉันไม่แปลกใจเลยที่ได้ยินว่าเธอยอมแพ้ระหว่างทาง หนังสือส่วนใหญ่ที่เธออ่านได้เป็นหนังสือที่ซื้อล่าสุด การปล่อยให้พวกเขาไม่ได้อ่านดูเหมือนเป็นการสิ้นเปลืองที่ฉันตัดสินใจอ่านอย่างรวดเร็วเพื่อให้ผ่านพ้นไปได้ เธอกล่าว แต่ฉันเริ่มรู้สึกว่าฉันทำเพราะหน้าที่ มันไม่ได้ทำให้ฉันมีความสุขเลย ดูเหมือนเป็นการสิ้นเปลืองมากขึ้น ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจปล่อยพวกเขาไปมากมาย ในท้ายที่สุด เธอตัดสินใจที่จะเก็บเฉพาะ 15 ที่คัดเลือกมาอย่างดีในสำนักงานของเธอ
ที่เกี่ยวข้อง: หนังสือที่ดีที่สุดของปี 2020 (จนถึงตอนนี้)
เมื่อจัดระเบียบหนังสือของคุณ ให้เริ่มต้นด้วยการรวบรวมหนังสือทั้งหมดไว้ในที่เดียว บางทีคุณอาจคิดว่าควรเลือกดูโดยดูจากชื่อหนังสือขณะที่ยังอยู่ในตู้หนังสือของคุณดีกว่า แต่โปรดอย่าข้ามขั้นตอนนี้ หนังสือที่อยู่บนหิ้งนานเกินไปได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของทัศนียภาพ จิตใจของคุณไม่ได้จดบันทึกไว้ แม้จะอยู่ในสายตาของคุณโดยตรง และนั่นทำให้ยากต่อการตัดสินว่าสิ่งใดจุดประกายความสุข โดยการถือแต่ละอันไว้ในมือคุณเท่านั้นที่คุณจะเห็นพวกเขาแยกจากกัน
หากคุณพบว่าเป็นการยากที่จะตัดสินว่าหนังสือเล่มใดทำให้เกิดความสุข ให้ลองถามตัวเองด้วยคำถามบางข้อ ตัวอย่างเช่น คุณซื้อมันเมื่อไหร่? อ่านกี่ครั้งแล้ว? อยากอ่านอีกมั้ย?
อีกคำถามหนึ่งที่ต้องถามตัวเองคือหนังสือมีบทบาทอย่างไรในชีวิตของคุณ หนังสือที่จุดประกายความสุข คือสิ่งกระตุ้นและเติมพลังให้คุณเมื่อคุณอ่านและอ่านซ้ำ สิ่งเหล่านี้ที่ทำให้คุณมีความสุขเพียงแค่รู้ว่าพวกเขาอยู่ที่นั่น ข้อมูลที่ทำให้คุณได้รับข้อมูลล่าสุด และสิ่งที่ช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้น เช่น คู่มือ
วิธีขจัดคราบสกปรกออกจากรองเท้าผ้าใบ
คำถามสุดท้ายที่ถามคือ คุณจะยังคงซื้อหนังสือเล่มนั้นอยู่หรือไม่ ถ้าคุณเห็นมันในร้านหนังสือ หรือถ้าผ่านช่วงสำคัญในแง่ของความสนใจของคุณ เพียงเพราะคุณจ่ายเงินให้กับพวกเขาไม่ได้หมายความว่าคุณต้องอ่านหนังสือทุกเล่มจบ
จุดประสงค์ของการถามคำถามดังกล่าวไม่ใช่การบังคับตัวเองให้ล้างหนังสือของคุณอย่างไร้เหตุผล แต่เป็นการช่วยคุณสำรวจความสัมพันธ์ของคุณกับคนแต่ละคนที่คุณมี หากหนังสือจุดประกายความสุขให้กับคุณ ทางเลือกที่ถูกต้องคือเก็บหนังสือไว้มากเท่าที่คุณต้องการด้วยความมั่นใจ
ดัดแปลงจาก Joy at Work © 2020 โดย KonMari Media Inc. และ Scott Sonenshein ใช้โดยได้รับอนุญาตจาก Little, Brown and Company, New York สงวนลิขสิทธิ์.
Marie Kondo เป็นผู้เขียน ขายดี เวทมนตร์เปลี่ยนชีวิตแห่งการจัดระเบียบ ($ 12, amazon.com ; $ 16, bookshop.org ) และ ความสุขในการทำงาน ($ 10, amazon.com ; $ 23, bookshop.org ) , และเป็นดาวเด่นของ จัดระเบียบกับ Marie Kondo บนเน็ตฟลิกซ์ Scott Sonenshein เป็นศาสตราจารย์ที่ Rice University และเป็นผู้เขียนหนังสือขายดีที่สุดของ ยืด ($ 23, amazon.com ; $ 28, bookshop.org ) .
