สำหรับผู้หางานจำนวนมาก การเขียนจดหมายสมัครงานเป็นส่วนที่แย่ที่สุดในขั้นตอนการสมัคร จดหมายปะหน้ามักจะน่าเบื่อ เขียนยาก และท่วมท้นเพราะยากที่จะรู้ว่าสิ่งใดมีคุณสมบัติเป็นจดหมายที่ดีอีกต่อไป นอกจากนี้ พนักงานที่คาดหวังส่วนใหญ่ไม่ทราบว่านายจ้างรายใดกำลังมองหาอะไรในจดหมายสมัครงาน

ดังนั้นคุณจะเขียนจดหมายสมัครงานที่เรียบร้อยและเป็นมืออาชีพได้อย่างไร แต่เป็นส่วนตัวพอที่จะโดดเด่นจากฝูงชนและถ่ายทอดว่าทำไม คุณ เป็นคนที่ดีที่สุดสำหรับบทบาทนี้หรือไม่? ที่นี่เพื่อปัดเป่าความกังวลของคุณคือผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพสองคนที่แยกแยะตั้งแต่คำทักทายไปจนถึงย่อหน้าปิด เพื่อให้คุณสามารถทำให้จดหมายของคุณเปล่งประกาย

ที่เกี่ยวข้อง: กฎใหม่สำหรับการเขียนเรซูเม่ที่จะทำให้คุณจ้างได้จริง

คำทักทายและตัวเปิด

จดหมายปะหน้าของคุณกำลังถูกตัดสินจากอักขระตัวแรกบนหน้า และวิธีที่คุณจัดการกับบทพูดที่ดูไม่มีพิษมีภัย เช่น คำทักทาย อาจทำให้นายจ้างเลิกราได้ในทันที ดังนั้นคุณจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่นี่ได้อย่างไรและคุณจะปฏิบัติตามกฎได้อย่างไร?

น้ำยาทำความสะอาดพรมที่ดีที่สุดสำหรับพรมในพื้นที่

ระบุจดหมายปะหน้าของคุณถึงบุคคลจริง (ถ้าเป็นไปได้)

ประวัติย่อ ผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพ Amanda Augustine แนะนำให้ทำวิจัยเล็กน้อยเพื่อกำหนดว่าใครที่คุณควรส่งจดหมายปะหน้าของคุณ ในโลกอุดมคติ คุณควรส่งจดหมายปะหน้าถึงบุคคลจริงเสมอ เธอกล่าว การค้นหาว่าใครเป็นหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลนั้นไม่ใช่เรื่องยาก หากคุณกำลังสมัครตำแหน่งทางการตลาด มีหัวหน้าฝ่ายการตลาด หากเป็นไปได้ ให้ใช้ชื่อ

หากคุณโชคดีพอที่จะรู้จักใครสักคนที่ทำงานในบริษัท คุณควรส่งอีเมลที่สุภาพและรวดเร็วถึงพวกเขาเพื่อถามว่าพวกเขารู้จักใครดีที่สุดในการเขียนจดหมายของคุณ พวกเขาอาจรู้ว่าใครจะเป็นคนดูจดหมายจริง ๆ นอกเหนือจาก HR (หรือที่รู้จักในนามผู้จัดการโดยตรงที่มีศักยภาพของคุณ) ซึ่งจะสร้างความแตกต่างอย่างมาก

แต่ถ้าคุณไม่สามารถหาชื่อที่เหมาะสมได้ ออกัสตินบอกว่าให้ไปหาสิ่งที่กว้างกว่านั้น เช่น ผู้จัดการการจ้างงานที่รัก

หลีกเลี่ยงการทักทายแบบทั่วไป เป็นทางการเกินไป หรือแหวกแนวเกินไป

หลีกเลี่ยง 'เซอร์' หรือ 'มาดาม' และอย่าใช้ 'hiya' ออกัสตินกล่าว อันหนึ่งน่าเบื่อหน่ายและอีกอันเป็นแบบสบาย ๆ คุณกำลังศรัทธาอย่างก้าวกระโดดโดยสมมติว่าพวกเขาสบายใจกับความคุ้นเคยในระดับนั้นเมื่อคุณไม่รู้จักบุคคลนั้นจริงๆ

Amy Klimek หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ ZipRecruiter เสริมว่าการใช้คำทักทายทั่วไปไม่ได้ทำให้จดหมายของคุณแตกต่าง ผู้หางานที่ใช้คำทักทายทั่วไปเหล่านี้พลาดโอกาสง่าย ๆ ในการแสดงความสนใจในบริษัท เธอกล่าว

หากไม่แน่ใจ ให้เลือกรูปแบบดั้งเดิมมากขึ้น

ก่อนที่อินเทอร์เน็ตจะมีที่อยู่และวันที่ที่ด้านบนของจดหมายเนื่องจากเอกสารเหล่านี้มักส่งทางไปรษณีย์ ทุกวันนี้ ออกัสตินกล่าวว่ามีนายจ้างเพียงไม่กี่รายที่ใส่ใจรายละเอียดเหล่านั้น โดยพิจารณาว่าจดหมายปะหน้าส่วนใหญ่มาถึงทางอีเมลหรือผ่านพอร์ทัลใบสมัครออนไลน์ แต่ถ้าคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับวัฒนธรรมของบริษัท ออกัสตินขอแนะนำให้ใช้รูปแบบดั้งเดิมมากกว่า

ดึงดูดผู้อ่านด้วยเบ็ดที่ดี (และเกี่ยวข้อง)

เรซูเม่ส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยการแสดงความสนใจในงานที่ทำอยู่—แต่งานที่อยู่เหนือและเกินกว่าจะใช้ย่อหน้าแรกนี้เพื่อดึงดูดผู้อ่าน ถ้าคุณเป็นนักเขียนโดยธรรมชาติ คุณสามารถให้เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเกี่ยวกับงานของคุณหรือ เวลาระหว่างเรียนที่วิทยาลัยซึ่งแสดงให้เห็นถึงทักษะที่หนักแน่นและอ่อนนุ่มที่จำเป็นสำหรับบทบาทเหล่านี้ออกัสตินกล่าว

แต่อย่าลืมว่าหากคุณเลือกเส้นทางนี้ Klimek เตือนว่าเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยควรมีความเกี่ยวข้องเฉพาะกับงานในมือ

หากผู้หางานสมัครงานในวงการบันเทิง พวกเขาสามารถเริ่มต้นจดหมายปะหน้าโดยเล่าเรื่องราวเมื่อตอนเป็นเด็ก พวกเขาโยนเพื่อนบ้านใน 'ภาพยนตร์สารคดี' ที่ทำเองได้ เธอกล่าว นั่นส่งผลกระทบมากกว่าการเปิดแบบทั่วไปและแบบทั่วไปของ 'ฉันเขียนถึงคุณในวันนี้เพื่อแสดงความสนใจในบทบาทที่เปิดกว้างของคุณ'

ยังไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไร? ออกัสตินแนะนำให้หาผู้เชี่ยวชาญมาช่วย คนกลุ่มเดียวกันที่ให้บริการแก้ไขประวัติย่อสามารถช่วยให้คุณเขียนจดหมายปะหน้าได้ดี

กลาง (aka The Meat)

สร้างกรณีที่ดีสำหรับตัวคุณเอง

ย่อหน้าที่สองหรือส่วนตรงกลางของจดหมายปะหน้าของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่สุดออกัสตินกล่าว

ไม่ใช่บทสรุปทั้งหมดเกี่ยวกับประวัติย่อของคุณ แต่คุณต้องการเลือกข้อกำหนดหลักสองสามข้อสำหรับงานและอธิบายว่าทำไมคุณถึงพบกับพวกเขา เธอกล่าว คิดว่า: 'นี่คือความต้องการของคุณและนี่คือคุณสมบัติของฉัน'

ทำให้เป็นมนุษย์มากกว่าประวัติย่อของคุณ

จดหมายสมัครงานเป็นคำอธิบายส่วนตัวเกี่ยวกับประวัติการทำงานของคุณซึ่งแตกต่างจากประวัติย่อของคุณ Augustine กล่าว ประวัติย่อไม่ได้ใช้สรรพนามเช่น 'ฉัน' และ 'ฉัน' เธอกล่าว จดหมายปะหน้าเป็นโอกาสในการแสดงบุคลิกภาพของคุณ

อธิบายรายละเอียดในช่วงเวลาที่สับสน

คุณยังสามารถใช้จดหมายปะหน้าเพื่ออธิบายช่องว่างหรือประวัติการทำงานที่น่าสงสัยในประวัติย่อของคุณ หากคุณใช้เวลาหนึ่งปีในการเริ่มต้นสร้างครอบครัวหรือดูแลพ่อแม่ที่ป่วย หรือหากคุณกำลังมองหาการเปลี่ยนอาชีพที่สำคัญ นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะอธิบายว่าทำไม

จดหมายปะหน้าของคุณเปิดโอกาสให้คุณอธิบายเกี่ยวกับ 'ธงสีแดง' ที่จะอยู่ในประวัติย่อออกัสตินกล่าว

ปรับเปลี่ยนข้อบกพร่องที่อาจเกิดขึ้นเป็นจุดแข็ง

แน่นอน คุณจะต้องการสปินในเชิงบวกกับธงสีแดงที่อาจเกิดขึ้น เช่น ช่องว่างของเวลาหรือการขาดประสบการณ์ คุณจะไม่พูดว่า 'ฉันไม่มีประสบการณ์เจ็ดปี' คุณจะพูดว่า 'บทบาทของฉันในบริษัทนี้ช่วยให้ฉันมีความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับ X' หรือ 'ฉันมุ่งเน้นที่ ลูกค้าประเภทเดียวกันในงานปัจจุบันของฉัน' ออกัสตินกล่าว

Klimek ตกลงว่าคุณไม่ควรยึดติดกับข้อบกพร่องที่รับรู้หรือขาดประสบการณ์ในการทำงาน ในภาวะเศรษฐกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ผู้เชี่ยวชาญที่มีอาชีพแบบขั้นบันไดนั้นมีอยู่ไม่มากนัก Klimek กล่าว แทนที่จะอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงขาดคุณสมบัติบางอย่าง ให้เน้นที่วิธีที่คุณวางแผนที่จะใช้ประโยชน์จากจุดแข็งของคุณเพื่อลดระยะการเรียนรู้ และการผสมผสานทักษะที่ถ่ายทอดได้เฉพาะตัวที่คุณจะนำไปใช้ในงาน

อย่าเขียน เกินไป มาก.

อย่าลืมเขียนให้รัดกุมและรัดกุม ให้คิดว่านี่เป็นไฮไลท์ของคุณ ผู้จัดการการจ้างงานหรือนายหน้าจะใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการอ่านจดหมายสมัครงาน Klimek กล่าว ผู้หางานควรมุ่งสร้างความประทับใจให้ดีที่สุดโดยใช้คำพูดน้อยที่สุด

วิธีกำจัดคราบไขมันบนเตา

จดหมายของคุณไม่ควรยาวเกินหนึ่งหน้า และสั้นกว่านั้นดีกว่า ออกัสตินกล่าว ประเด็นคือการให้ไฮไลท์สองสามข้อเพื่อกระตุ้นความอยากอาหารของพวกเขาออกัสตินกล่าว

ย่อหน้าสุดท้ายและการปิด

ย้ำความสนใจของคุณแล้วส่งบอลให้พวกเขา

ในขณะที่คุณสรุปจดหมาย คุณควรแสดงความสนใจในตำแหน่งนี้อีกครั้ง ออกัสตินกล่าว นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสที่จะเชิญชวนให้มีการสื่อสารเพิ่มเติม

ต้มมันเทศโดยเอาเปลือกออก

ถ้าคุณคิดว่าจดหมายปะหน้าของคุณเป็นสื่อทางการตลาด ส่วนที่สามนี้จะนำมันกลับบ้านพร้อมกับคำกระตุ้นการตัดสินใจ ออกัสตินกล่าว คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณกำลังทิ้งลูกบอลไว้ในคอร์ทของพวกเขา แต่ให้การติดตามผลกับตัวเอง

นั่นอาจหมายถึงการสัญญาว่าจะตรวจสอบสถานะใบสมัครของคุณในอนาคต หรือหากคุณไม่แน่ใจว่าใครจะคอยติดตามใบสมัครของคุณ นี่คือที่ที่คุณจะเชิญพวกเขาให้ติดต่อคุณเมื่อมีคำถามใด ๆ เมื่อพวกเขาทำการตัดสินใจ

ใช้ลายเซ็นธรรมดา

ขอบคุณพวกเขาเสมอสำหรับเวลาและการพิจารณาก่อนที่จะเซ็นชื่อของคุณ สำหรับการลงชื่อออก ความพยายามและความจริงอย่างจริงใจ ตามด้วยชื่อของคุณไม่เคยล้มเหลว

ข้อผิดพลาดในจดหมายสมัครงานทั่วไป

ทำผิดพลาดอย่างแท้จริง

การสะกดผิดและการพิมพ์ผิดถือเป็นข้อผิดพลาดร้ายแรงในขอบเขตของจดหมายปะหน้า ตาม Klimek หากนายจ้างพบเห็นพวกเขามักจะอ่านไม่จบ ตรวจทานงานของคุณเสมอ—ทางที่ดีควรอ่านออกเสียงเพื่อให้แน่ใจว่างานถูกต้องและลื่นไหลดี— และเรียกใช้งานผ่านเพื่อนหรืออย่างน้อยที่สุด บอทไวยากรณ์ออนไลน์

นายหน้าส่วนใหญ่พบว่าเป็นการยากที่จะมองข้ามคำที่สะกดผิดและเครื่องหมายวรรคตอนที่ขาดหายไปในจดหมายปะหน้า Klimek กล่าว การอ่านสถานการณ์ที่ดีที่สุดคือผู้หางานขาดความใส่ใจในรายละเอียด อย่างไรก็ตาม มีความเป็นไปได้มากกว่าที่นายหน้าจะตีความข้อผิดพลาดเหล่านี้เป็นเครื่องบ่งชี้ว่าผู้หางานใส่ใจงานมากน้อยเพียงใด

ใช้จดหมายปะหน้าเดียวสำหรับหลายแอปพลิเคชัน

ข้อผิดพลาดที่ชัดเจนอีกประการหนึ่งคือการใช้จดหมายปะหน้าทั่วไปสำหรับตำแหน่งต่างๆ สเปกตรัมมีตั้งแต่การส่งจดหมายถึงบริษัท A ถึงบริษัท B ด้วยความเร่งรีบของคุณเพื่อขอใบสมัคร ไปจนถึงการส่งจดหมายทั่วไปฉบับเดียวกันไปยังทุกที่ที่คุณสมัคร

[นายหน้า] เกลียดชังเมื่อจดหมายปะหน้าเป็นแบบทั่วไปและสามารถใช้ได้กับบริษัทใดๆ ก็ได้ แต่มันแย่ที่สุดเมื่อคุณสมัคร Coca-Cola แต่คุณพูดถึง Pepsi เพราะคุณไม่ได้ทำการค้นหาและแทนที่ Augustine กล่าว .

หากคุณต้องการโดดเด่น คุณจะต้องทำให้จดหมายของคุณดูไม่เหมือนแบบฟอร์มที่คุณกรอกและให้ดูเหมือนเป็นตัวแทนตัวคุณเองในฐานะพนักงาน

การใช้ฟอนต์และการจัดรูปแบบขี้ขลาด

และเมื่อพูดถึงการออกแบบและฟอนต์ ออกัสตินแนะนำให้เล่นอย่างปลอดภัย ใช้ฟอนต์ซานเซอริฟ เช่น Calibri ในขนาด 11 หรือ 12 ฟอนต์เหล่านี้อ่านง่ายโดยบอทออนไลน์ ซึ่งถูกใช้บ่อยกว่าที่เคยเพื่อสแกนเรซูเม่ที่ส่งโดยผู้สมัคร ก่อนที่ผู้จัดการการว่าจ้างคนจะได้เห็นฟอนต์เหล่านั้น ด้วยเหตุนี้ คุณควรพยายามรวมคำศัพท์ที่เป็นมิตรกับ SEO ไว้ในรายละเอียดงานด้วย หากคุณรู้ว่าคุณจะสมัครผ่านพอร์ทัลออนไลน์ Augustine กล่าว

ที่เกี่ยวข้อง: 13 เคล็ดลับในการสัมภาษณ์ที่จะทำให้คุณเป็นผู้สมัครงานที่น่าประทับใจที่สุด